Privacybeleid

Preambule

Dalenda is een handelsnaam die wordt geëxploiteerd door de vennootschap JAIDO (SAS, RCS Mulhouse 102 235 819). De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens is de vennootschap JAIDO. Alle verwijzingen naar « JAIDO » in dit document verwijzen naar de juridische entiteit die de website dalenda.ai uitgeeft en verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking.

Dit Privacybeleid (hierna het « Beleid ») heeft tot doel de gebruikers (hierna de « Gebruiker » of « u ») van de website dalenda.ai en van de Dalenda-diensten (hierna de « Diensten ») te informeren over de manier waarop hun persoonsgegevens worden verzameld, verwerkt en beschermd.

JAIDO biedt autonome agenten op basis van kunstmatige intelligentie aan die bedoeld zijn om de processen van ondernemingen en particulieren te automatiseren. Om deze Diensten te leveren, kan JAIDO, met uw uitdrukkelijke toestemming, toegang krijgen tot bepaalde van uw diensten van derden, in het bijzonder: (i) de Google-diensten (Gmail, Google Drive, Google Calendar), (ii) de Microsoft 365-diensten (Outlook, OneDrive, Outlook Calendar, Microsoft To Do) en (iii) de authenticatiedienst Sign in with Apple.

De hosting van de gegevens wordt op het Franse grondgebied verzorgd door OVH, Scaleway en Outscale (door de ANSSI gekwalificeerd als SecNumCloud), met een verdeling naargelang de gevoeligheid van de verwerkte gegevens (zie sectie 10).

Dit Beleid is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG - Verordening EU 2016/679), met de Franse Wet nr. 78-17 van 6 januari 1978, gewijzigd, de zogenaamde wet « Informatique et Libertés », alsook met de toepasselijke vereisten van de Google API Services User Data Policy (Limited Use), de Microsoft APIs Terms of Use en de Apple Developer Program License Agreement / Sign in with Apple Guidelines.

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

2. Definities

• Persoonsgegevens: alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
• Verwerking: elke bewerking die op persoonsgegevens wordt toegepast (verzameling, bewaring, raadpleging, wijziging, verwijdering, enz.).
• Gebruiker: elke natuurlijke persoon die de Dalenda-diensten gebruikt.
• Google-diensten: de diensten Gmail, Google Drive en Google Calendar waartoe JAIDO toegang kan krijgen via de Google API's.
• Microsoft-diensten: de diensten Outlook (e-mail), OneDrive (opslag), Outlook Calendar en Microsoft To Do waartoe JAIDO toegang kan krijgen via Microsoft Graph API.
• Apple-diensten: de dienst Sign in with Apple waarmee de Gebruiker zich kan authenticeren bij JAIDO via zijn Apple-identificator.
• AI-agent: geautomatiseerd JAIDO-programma dat taken uitvoert namens de Gebruiker.

3. Verzamelde gegevens

3.1 Gegevens die rechtstreeks door de Gebruiker worden verstrekt

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer.
• Verbindingsgegevens: inloggegevens, wachtwoord (opgeslagen in versleutelde en gesalte vorm).
• Facturatiegegevens: postadres, bankgegevens (verwerkt via een beveiligde betalingsdienstaanbieder).
• Ondersteuningsgegevens: inhoud van de uitwisselingen met onze klantenservice.

3.2 Automatisch verzamelde gegevens

• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, bezochte pagina's, bezoekduur.
• Cookies en trackers: zie ons Cookiebeleid.
• Applicatielogs: gebruikslogboeken van de AI-agenten.

3.3 Gegevens afkomstig van de Google-diensten

Met uw uitdrukkelijke toestemming, verkregen via het OAuth 2.0-mechanisme van Google, krijgt JAIDO toegang tot de volgende gegevens, uitsluitend voor zover strikt noodzakelijk voor de uitvoering van de gevraagde functionaliteiten. Overeenkomstig het minimalisatiebeginsel heeft Dalenda UITSLUITEND niet-gevoelige of gevoelige scopes geselecteerd, GEEN ENKELE beperkte scope, wat een beperkte toegang waarborgt die in overeenstemming is met de vereisten van de Google API Services User Data Policy (Limited Use).

a) Google Drive — chirurgische toegang via Google Picker

• Bereik beperkt tot de bestanden die de Gebruiker expliciet aanwijst via de Google Picker-selector, evenals tot de door Dalenda aangemaakte bestanden.
• Aanmaken, lezen, wijzigen en verwijderen van aangewezen bestanden en mappen.
• RAG-indexering van de aangewezen mappen (recursieve toegang tot de inhoud van de geselecteerde mappen).
• Ondersteuning van alle formaten: Google Docs/Sheets/Slides, PDF, afbeeldingen, video's, Office-bestanden, archieven.
• Beheer van de deelmachtigingen van de bestanden binnen het bereik.

Gebruikte Google Drive-scopes: drive.file (aanmaken/beheren van aangewezen bestanden), drive.metadata.readonly (metagegevens van de bestanden binnen het bereik), drive.apps.readonly (informatieve lijst van de Drive-apps).

b) Google Calendar — volledig beheer van de agenda's

• Lezen van bestaande gebeurtenissen (titel, datum, tijd, deelnemers, locatie, beschrijving).
• Aanmaken, wijzigen en verwijderen van afspraakgebeurtenissen.
• Controle van de beschikbaarheden (free/busy) voor de automatische planning met meerdere deelnemers.
• Detectie van conflicten vóór het voorstellen van tijdvakken.
• Aanmaken van een aparte 'Dalenda'-agenda los van de hoofdagenda.
• Beheer van de deelmachtigingen van de agenda's (ACL).
• Lezen van de instellingen (tijdzone, taal).

c) Gmail — verzenden van e-mails vanaf het webplatform

Dalenda kan e-mails verzenden namens de Gebruiker vanaf het webplatform, na uitdrukkelijke validatie door de Gebruiker (in het bijzonder commerciële opvolgingen, klantenondersteuning, geplande prospectiesequenties). Voor het webplatform gebruikte Gmail-scope: gmail.send (alleen verzenden, zonder toegang tot de mailbox).

d) Gmail — Gmail-add-on (optionele aanvullende module)

Indien de Gebruiker de aanvullende module « Dalenda » installeert via Google Workspace Marketplace, zijn er extra functionaliteiten beschikbaar rechtstreeks in de Gmail-interface (zijpaneel). Uitsluitend in deze context: lezen van de inhoud van het geopende EN aangeklikte Gmail-bericht, AI-generatie van een voorstel tot antwoord, samenvatting van de inhoud, aanmaken van een conceptantwoord, voorstellen van beschikbare agendatijdvakken.

e) Google-identiteit

• Authenticatie van de Gebruiker via Sign-in with Google (aanmaken/verbinden met een Dalenda-account).
• Ophalen van het primaire e-mailadres van het Google-account.
• Ophalen van de naam, voornaam, profielfoto voor de personalisatie van de interface.

Gebruikte Identiteit-scopes: openid, userinfo.email, userinfo.profile. De volledige en actuele lijst van de gevraagde OAuth-scopes wordt aan de Gebruiker getoond tijdens het Google-toestemmingsscherm en is eveneens op verzoek beschikbaar via privacy@dalenda.ai.

3.4 Gegevens afkomstig van de Microsoft 365-diensten

Met uw uitdrukkelijke toestemming, verkregen via het OAuth 2.0-mechanisme van Microsoft (Microsoft Identity Platform), krijgt JAIDO toegang tot de volgende gegevens via Microsoft Graph API, uitsluitend voor zover strikt noodzakelijk voor de uitvoering van de gevraagde functionaliteiten:

a) Outlook (Microsoft 365 Mail)

• Lezen van de e-mails (onderwerp, inhoud, afzender, ontvangers, datum) voor contextuele analyse en automatisering.
• Verzenden van e-mails namens de Gebruiker (antwoorden, commerciële opvolgingen, klantenondersteuning).
• Beheer van de mappen, concepten en categorieën.
• Metagegevens van de bijlagen (zonder systematische download van hun inhoud).

b) OneDrive (en OneDrive for Business)

• Lezen van de bestanden en mappen die expliciet door de Gebruiker zijn aangewezen.
• Aanmaken, wijzigen en verwijderen van bestanden die door de agenten zijn gegenereerd (documenten, rapporten, commerciële voorstellen).
• Beheer van de deelmachtigingen wanneer de Gebruiker hierom verzoekt.

c) Outlook Calendar

• Lezen van bestaande gebeurtenissen (titel, datum, tijd, deelnemers, locatie, beschrijving).
• Aanmaken, wijzigen en verwijderen van gebeurtenissen en afspraken.
• Controle van de beschikbaarheden voor de automatische planning.
• Beheer van de uitnodigingen en bevestigingen.

d) Microsoft To Do

• Lezen van de takenlijsten en de bestaande taken.
• Aanmaken, wijzigen en verwijderen van taken voor het beheer van de agenda en de te ondernemen acties.
• Ordening per lijst en categorie.

Gevraagde Microsoft Graph-machtigingen: JAIDO vraagt enkel de strikt noodzakelijke Microsoft Graph-machtigingen (beginsel van minimale rechten), zoals aan de Gebruiker getoond tijdens het Microsoft-toestemmingsscherm (bijvoorbeeld Mail.ReadWrite, Mail.Send, Files.ReadWrite, Calendars.ReadWrite, Tasks.ReadWrite).

3.5 Gegevens afkomstig van Apple (Sign in with Apple)

Met uw uitdrukkelijke toestemming, verkregen via het mechanisme Sign in with Apple, krijgt JAIDO uitsluitend toegang tot de volgende gegevens, strikt beperkt tot de authenticatie:

• Unieke geanonimiseerde identificator verstrekt door Apple.
• E-mailadres (echt of privédoorgeefadres van Apple « Hide My Email » naargelang uw keuze).
• Naam (uitsluitend indien u ervoor kiest deze te delen bij de eerste verbinding).

4. Naleving van het beleid voor beperkt gebruik van Google (Limited Use)

Het gebruik en de overdracht door JAIDO van de via de Google Workspace API's ontvangen informatie naar elke andere applicatie zal de Google API Services User Data Policy naleven, met inbegrip van de vereisten inzake beperkt gebruik (Limited Use). Meer bepaald verbindt JAIDO zich ertoe:

• De via de Google API's ontvangen Google Workspace-gegevens NIET te gebruiken om gegeneraliseerde of niet-gepersonaliseerde kunstmatige-intelligentiemodellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen.
• Deze gegevens NIET over te dragen aan derden, behalve: (i) aan een dienstverlener die optreedt als verwerker; (ii) om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of (iii) met uw uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming.
• Deze gegevens NIET te gebruiken voor reclame-, direct-marketing-, doorverkoop- of analysedoeleinden die geen verband houden met de geleverde Diensten.
• Mensen NIET toe te staan deze gegevens te lezen, behoudens de voorziene uitzonderingen (uitdrukkelijke toestemming, veiligheid, wettelijke verplichting, strikt noodzakelijke interne handelingen op geanonimiseerde gegevens).

AI-modellen: De gegevens afkomstig van Gmail, Google Drive en Google Calendar worden in geen geval gebruikt om de kunstmatige-intelligentiemodellen van JAIDO te trainen, noch doorgegeven aan externe AI-modelleveranciers voor trainingsdoeleinden.

5. Naleving van de Microsoft-gebruiksvoorwaarden (Microsoft Graph API)

JAIDO verbindt zich ertoe de Microsoft APIs Terms of Use, de Microsoft Services Agreement en de toepasselijke vereisten inzake gegevensbescherming strikt na te leven. Meer bepaald verbindt JAIDO zich ertoe:

• De via Microsoft Graph API ontvangen Microsoft 365-gegevens NIET te gebruiken om gegeneraliseerde of niet-gepersonaliseerde AI-modellen te trainen.
• Deze gegevens NIET over te dragen aan derden, behoudens uitzonderingen die gelijkwaardig zijn aan die hierboven beschreven.
• Deze gegevens NIET te gebruiken voor reclame-, commerciële-profilerings-, doorverkoop- of analysedoeleinden die geen verband houden met de Diensten.
• De rechten van de tenantbeheerder te respecteren wanneer de Gebruiker een professioneel Microsoft 365-account verbindt.
• De door de tenantbeheerder vastgestelde instellingen inzake gegevenslocatie (data residency) te respecteren.

Multi-tenant-applicatie: JAIDO is geregistreerd als multi-tenant-applicatie op Microsoft Entra ID. De uitgever van de applicatie is door Microsoft geverifieerd (Microsoft Publisher Verification).

6. Naleving van de Apple-vereisten (Sign in with Apple)

JAIDO verbindt zich ertoe de Apple Developer Program License Agreement en de Sign in with Apple Guidelines na te leven:

• Het gebruik van de gegevens afkomstig van Sign in with Apple strikt te beperken tot de authenticatie en het aanmaken/beheren van het Account.
• Het privédoorgeefadres van Apple (« Hide My Email ») te respecteren en geen enkele correlatie te proberen die erop gericht is het echte e-mailadres te deanonimiseren.
• De unieke Apple-identificator NIET te delen met derden voor reclame- of marketingdoeleinden.
• De gegevens afkomstig van Sign in with Apple NIET te gebruiken om AI-modellen te trainen.
• Het verwijderen van het aan een Apple-identificator gekoppelde Account rechtstreeks vanuit de JAIDO-interface mogelijk te maken.

7. Doeleinden van de verwerking

7.1 Uitvoering van de Diensten

• Levering van de functionaliteiten van de AI-agenten (kwalificatie van leads, klantenondersteuning, contentgeneratie, enz.).
• Verbinding en synchronisatie met uw Google- en Microsoft 365-diensten.
• Authenticatie via Sign in with Apple, in voorkomend geval.
• Personalisatie van de antwoorden van de agenten op basis van uw professionele context.

7.2 Beheer van de contractuele relatie

• Aanmaken en beheren van uw account.
• Facturatie en invordering.
• Technische ondersteuning en bijstand.

7.3 Verbetering van de Diensten

• Analyse van de applicatieprestaties (op geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens).
• Detectie en correctie van bugs.

7.4 Veiligheid

• Preventie van fraude en misbruik.
• Detectie van verdachte activiteiten.
• Naleving van de wettelijke verplichtingen.

7.5 Communicatie

• Verzenden van informatie met betrekking tot de Dienst (updates, veiligheidswaarschuwingen).
• Verzenden van commerciële informatie met uw voorafgaande toestemming (nieuwsbrief, nieuwigheden).

8. Rechtsgronden van de verwerking

Overeenkomstig artikel 6 van de AVG zijn de verwerkingen gebaseerd op:

• De uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b): voor de levering van de afgesloten Diensten.
• De toestemming (art. 6.1.a): voor de toegang tot de diensten Google, Microsoft 365, Sign in with Apple, evenals voor de niet-essentiële cookies en de marketingcommunicatie.
• Het gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): voor de veiligheid van de Dienst, de fraudepreventie en de verbetering van de prestaties.
• De wettelijke verplichting (art. 6.1.c): voor de bewaring van de boekhoudkundige gegevens en het beantwoorden van verzoeken van de autoriteiten.

9. Ontvangers van de gegevens

• Het bevoegde personeel van JAIDO (technische, ondersteunings- en commerciële teams), gebonden aan een geheimhoudingsplicht.
• Onze cloudhosts (verwerkers in de zin van artikel 28 AVG): OVH SAS, Scaleway SAS en Outscale SAS (3DS Outscale), allemaal gevestigd in Frankrijk. Outscale is door de ANSSI gekwalificeerd als SecNumCloud.
• Onze technische verwerkers die voor onze rekening handelen (betalingsdienstaanbieders, ondersteuningstools, tools voor transactionele mailing, enz.).
• De administratieve of gerechtelijke autoriteiten wanneer de wet dit vereist.

De volledige lijst van onze verwerkers is op verzoek beschikbaar via privacy@dalenda.ai.

10. Locatie en internationale doorgifte van gegevens

10.1 Voornaamste hosting in Frankrijk

• OVH SAS (Roubaix, France): standaardhosting van de website en de courante gegevens.
• Scaleway SAS (Paris, France): aanvullende hosting voor de Diensten en de opslag.
• Outscale SAS (3DS Outscale) (Saint-Cloud, France): soevereine hosting die door de ANSSI is gekwalificeerd als SecNumCloud, voorbehouden aan Klanten die onderworpen zijn aan strenge wettelijke vereisten of die bijzonder gevoelige gegevens verwerken.

De Gebruiker kan, op verzoek via privacy@dalenda.ai, verzoeken dat zijn gegevens uitsluitend worden gehost op de Outscale-omgeving die is gekwalificeerd als SecNumCloud (optie die mogelijk betalend is naargelang het afgesloten aanbod).

10.2 Doorgifte buiten de Europese Unie

Sommige van onze externe dienstverleners (in het bijzonder Google LLC, Microsoft Corporation en Apple Inc.) kunnen buiten de EER gevestigd zijn, voornamelijk in de Verenigde Staten. JAIDO zorgt ervoor dat deze doorgiften omkaderd worden door passende waarborgen in de zin van de artikelen 44 tot 49 van de AVG (adequaatheidsbesluiten, modelcontractbepalingen, aanvullende technische en organisatorische maatregelen).

11. Bewaartermijn

• Accountgegevens: gedurende de volledige duur van de contractuele relatie, daarna 3 jaar gearchiveerd na de laatste interactie.
• Google-, Microsoft- en Apple-gegevens: uitsluitend zolang als nodig voor de uitvoering van de gevraagde taak. Er wordt geen enkele permanente kopie bewaard. De OAuth-toegangstokens worden verwijderd zodra de toestemming wordt ingetrokken.
• Facturatiegegevens: 10 jaar vanaf de afsluiting van het boekjaar (wettelijke verplichting).
• Technische logs: maximaal 13 maanden.
• Prospectiegegevens: 3 jaar vanaf het laatste contact.

12. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15).
• Recht op rectificatie (art. 16).
• Recht op gegevenswissing (art. 17).
• Recht op beperking (art. 18).
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20).
• Recht van bezwaar (art. 21).
• Recht om uw toestemming in te trekken op elk moment.
• Recht om richtlijnen vast te stellen met betrekking tot het lot van uw gegevens na uw overlijden.
• Recht om een klacht in te dienen bij de CNIL (www.cnil.fr).

Om uw rechten uit te oefenen: richt uw verzoek aan privacy@dalenda.ai of per post aan JAIDO – 46 rue de Zillisheim, 68100 Mulhouse, France. Wij verbinden ons ertoe binnen een termijn van één maand te antwoorden, verlengbaar met twee maanden in geval van complexiteit.

13. Beveiligingsmaatregelen

13.1 Technische maatregelen

• Hosting van de gegevens op het Franse grondgebied (OVH, Scaleway, Outscale gekwalificeerd als SecNumCloud naargelang de gevoeligheid).
• Versleuteling van de gegevens tijdens de overdracht (TLS 1.3) en in rust (AES-256).
• Versleutelde opslag van de OAuth-tokens in een beveiligde kluis.
• Sterke authenticatie (MFA) voor de beheerderstoegangen.
• Scheiding van de omgevingen (productie, ontwikkeling, test).
• Regelmatige versleutelde back-ups op het Franse grondgebied.
• Regelmatige penetratietests en beveiligingsaudits.
• Geautomatiseerde detectie van incidenten en anomalieën.

13.2 Organisatorische maatregelen

• Toegangscontrolebeleid op basis van het beginsel van minimale rechten.
• Regelmatige bewustmaking en opleiding van het personeel.
• Geheimhoudingsverbintenissen ondertekend door alle medewerkers en verwerkers.
• Procedure voor het beheer van gegevensinbreuken in overeenstemming met de AVG (melding aan de CNIL binnen 72 uur, in voorkomend geval).
• Procedure voor periodieke interne audit.

14. Cookies en trackers

De website dalenda.ai maakt gebruik van cookies en trackers om haar werking te verzekeren, haar bezoekersaantallen te meten en uw ervaring te personaliseren. U kunt te allen tijde uw voorkeuren instellen via de banner voor cookiebeheer. Voor meer informatie kunt u ons specifieke Cookiebeleid raadplegen.

15. Bescherming van minderjarigen

De Dalenda-diensten zijn strikt voorbehouden aan meerderjarige natuurlijke personen van ten minste 18 jaar. JAIDO verzamelt niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen en staat het aanmaken van een Account door een minderjarige niet toe, noch het aanmaken van een Account door een meerderjarige voor rekening van een minderjarige. Indien u kennis heeft van het feit dat een minderjarige persoonsgegevens aan JAIDO heeft verstrekt, gelieve ons onverwijld te contacteren via privacy@dalenda.ai.

16. Hoe de toegang tot diensten van derden intrekken

16.1 Google (Gmail, Drive, Calendar)

• Via uw Google-account: myaccount.google.com/permissions, selecteer « Jaido » en klik op « Toegang verwijderen ».
• Via uw JAIDO-account: instellingen > Integraties > « Loskoppelen ».

16.2 Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, Calendar, To Do)

• Via uw persoonlijke Microsoft-account: account.live.com/consent/Manage.
• Voor professionele accounts: via myaccount.microsoft.com of de beheerder van de Microsoft Entra ID-tenant.
• Via uw JAIDO-account: instellingen > Integraties > « Loskoppelen ».

16.3 Apple (Sign in with Apple)

• Via uw Apple-identificator: appleid.apple.com/account/manage, sectie « Apps die uw Apple-identificator gebruiken ».
• Via uw JAIDO-account: instellingen > Account > « Apple-verbinding verwijderen ».

Volledige verwijdering van het JAIDO-account: U kunt de volledige verwijdering van uw Account en van alle gekoppelde gegevens aanvragen door een e-mail te sturen naar privacy@dalenda.ai of rechtstreeks vanuit uw Account (instellingen > Account > « Mijn account verwijderen »).

17. Wijzigingen van het Beleid

JAIDO behoudt zich het recht voor dit Beleid te allen tijde te wijzigen om het aan te passen aan wetgevende, reglementaire, jurisprudentiële of technische ontwikkelingen. Elke substantiële wijziging wordt u ten minste 30 dagen vóór haar inwerkingtreding per e-mail en/of via een melding op het platform meegedeeld.

18. Contact