Datenschutzerklärung

Präambel

Dalenda ist ein von der Gesellschaft JAIDO (SAS, RCS Mulhouse 102 235 819) genutzter Handelsname. Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ist die Gesellschaft JAIDO. Alle Bezugnahmen auf „JAIDO“ in diesem Dokument bezeichnen die juristische Person, die die Website dalenda.ai betreibt und für die Datenverarbeitung verantwortlich ist.

Die vorliegende Datenschutzerklärung (nachfolgend die „Erklärung“) hat zum Ziel, die Nutzer (nachfolgend der „Nutzer“ oder „Sie“) der Website dalenda.ai und der Dalenda-Dienste (nachfolgend die „Dienste“) darüber zu informieren, wie ihre personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und geschützt werden.

JAIDO bietet autonome Agenten mit künstlicher Intelligenz an, die der Automatisierung der Prozesse von Unternehmen und Privatpersonen dienen. Zur Bereitstellung dieser Dienste kann JAIDO mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung auf bestimmte Ihrer Drittdienste zugreifen, insbesondere: (i) die Google-Dienste (Gmail, Google Drive, Google Calendar), (ii) die Microsoft 365-Dienste (Outlook, OneDrive, Outlook Calendar, Microsoft To Do) und (iii) den Authentifizierungsdienst Sign in with Apple.

Das Hosting der Daten erfolgt auf französischem Gebiet durch OVH, Scaleway und Outscale (von der ANSSI mit SecNumCloud zertifiziert), mit einer Aufteilung je nach Sensibilität der verarbeiteten Daten (siehe Abschnitt 10).

Diese Erklärung entspricht der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO – Verordnung EU 2016/679), dem französischen Gesetz Nr. 78-17 vom 6. Januar 1978 in geänderter Fassung, dem sogenannten „Informatique et Libertés“-Gesetz, sowie den geltenden Anforderungen der Google API Services User Data Policy (Limited Use), der Microsoft APIs Terms of Use und des Apple Developer Program License Agreement / der Sign in with Apple Guidelines.

1. Identität des für die Verarbeitung Verantwortlichen

2. Begriffsbestimmungen

• Personenbezogene Daten: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
• Verarbeitung: jeder auf personenbezogene Daten angewandte Vorgang (Erhebung, Speicherung, Einsichtnahme, Änderung, Löschung usw.).
• Nutzer: jede natürliche Person, die die Dalenda-Dienste nutzt.
• Google-Dienste: die Dienste Gmail, Google Drive und Google Calendar, auf die JAIDO über die Google-APIs zugreifen kann.
• Microsoft-Dienste: die Dienste Outlook (E-Mail), OneDrive (Speicher), Outlook Calendar und Microsoft To Do, auf die JAIDO über Microsoft Graph API zugreifen kann.
• Apple-Dienste: der Dienst Sign in with Apple, der es dem Nutzer ermöglicht, sich über seine Apple-ID bei JAIDO zu authentifizieren.
• KI-Agent: automatisiertes JAIDO-Programm, das Aufgaben im Namen des Nutzers ausführt.

3. Erhobene Daten

3.1 Vom Nutzer direkt bereitgestellte Daten

• Identifikationsdaten: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Verbindungsdaten: Zugangsdaten, Passwort (in verschlüsselter und gesalzener Form gespeichert).
• Abrechnungsdaten: Postanschrift, Bankverbindung (verarbeitet über einen gesicherten Zahlungsdienstleister).
• Supportdaten: Inhalt des Austauschs mit unserem Kundendienst.

3.2 Automatisch erhobene Daten

• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, besuchte Seiten, Besuchsdauer.
• Cookies und Tracker: siehe unsere Cookie-Richtlinie.
• Anwendungs-Logs: Nutzungsprotokolle der KI-Agenten.

3.3 Aus den Google-Diensten stammende Daten

Mit Ihrer ausdrücklichen, über den OAuth 2.0-Mechanismus von Google eingeholten Einwilligung greift JAIDO auf die folgenden Daten zu, ausschließlich in dem Maße, das für die Ausführung der angeforderten Funktionen unbedingt erforderlich ist. Gemäß dem Grundsatz der Datenminimierung hat Dalenda AUSSCHLIESSLICH nicht-sensible oder sensible Scopes ausgewählt, KEINE eingeschränkten Scopes, was einen begrenzten und den Anforderungen der Google API Services User Data Policy (Limited Use) entsprechenden Zugriff gewährleistet.

a) Google Drive — chirurgischer Zugriff über Google Picker

• Auf die Dateien beschränkter Umfang, die der Nutzer ausdrücklich über den Auswähler Google Picker bezeichnet, sowie auf die von Dalenda erstellten Dateien.
• Erstellung, Lesen, Änderung und Löschung der bezeichneten Dateien und Ordner.
• RAG-Indexierung der bezeichneten Ordner (rekursiver Zugriff auf den Inhalt der ausgewählten Ordner).
• Unterstützung aller Formate: Google Docs/Sheets/Slides, PDF, Bilder, Videos, Office-Dateien, Archive.
• Verwaltung der Freigabeberechtigungen der Dateien im Umfang.

Verwendete Google Drive-Scopes: drive.file (Erstellung/Verwaltung bezeichneter Dateien), drive.metadata.readonly (Metadaten der Dateien im Umfang), drive.apps.readonly (informative Liste der Drive-Apps).

b) Google Calendar — vollständige Verwaltung der Kalender

• Lesen der bestehenden Ereignisse (Titel, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Ort, Beschreibung).
• Erstellung, Änderung und Löschung von Terminereignissen.
• Überprüfung der Verfügbarkeiten (free/busy) für die automatische Planung mit mehreren Teilnehmern.
• Erkennung von Konflikten vor dem Vorschlag von Zeitfenstern.
• Erstellung eines eigenen Kalenders 'Dalenda', der vom Hauptkalender getrennt ist.
• Verwaltung der Freigabeberechtigungen der Kalender (ACL).
• Lesen der Einstellungen (Zeitzone, Sprache).

c) Gmail — Versand von E-Mails über die Webplattform

Dalenda kann im Namen des Nutzers E-Mails über die Webplattform versenden, nach ausdrücklicher Bestätigung durch den Nutzer (insbesondere vertriebliche Nachfassaktionen, Kundensupport, geplante Akquisesequenzen). Für die Webplattform verwendeter Gmail-Scope: gmail.send (nur Versand, ohne Zugriff auf das Postfach).

d) Gmail — Gmail Add-on (optionales Zusatzmodul)

Wenn der Nutzer das Zusatzmodul „Dalenda“ über den Google Workspace Marketplace installiert, stehen direkt in der Gmail-Oberfläche (Seitenleiste) zusätzliche Funktionen zur Verfügung. Nur in diesem Kontext: Lesen des Inhalts der geöffneten UND angeklickten Gmail-Nachricht, KI-gestützte Erstellung eines Antwortvorschlags, Zusammenfassung des Inhalts, Erstellung eines Antwortentwurfs, Vorschlag verfügbarer Kalenderzeitfenster.

e) Google-Identität

• Authentifizierung des Nutzers über Sign-in with Google (Erstellung/Anmeldung bei einem Dalenda-Konto).
• Abruf der Haupt-E-Mail-Adresse des Google-Kontos.
• Abruf von Name, Vorname, Profilbild zur Personalisierung der Oberfläche.

Verwendete Identitäts-Scopes: openid, userinfo.email, userinfo.profile. Die vollständige und aktuelle Liste der angeforderten OAuth-Scopes wird dem Nutzer auf dem Google-Einwilligungsbildschirm angezeigt und ist außerdem auf Anfrage unter privacy@dalenda.ai verfügbar.

3.4 Aus den Microsoft 365-Diensten stammende Daten

Mit Ihrer ausdrücklichen, über den OAuth 2.0-Mechanismus von Microsoft (Microsoft Identity Platform) eingeholten Einwilligung greift JAIDO über Microsoft Graph API auf die folgenden Daten zu, ausschließlich in dem Maße, das für die Ausführung der angeforderten Funktionen unbedingt erforderlich ist:

a) Outlook (Microsoft 365 Mail)

• Lesen der E-Mails (Betreff, Text, Absender, Empfänger, Datum) zur kontextuellen Analyse und Automatisierung.
• Versand von E-Mails im Namen des Nutzers (Antworten, vertriebliche Nachfassaktionen, Kundensupport).
• Verwaltung der Ordner, Entwürfe und Kategorien.
• Metadaten der Anhänge (ohne systematisches Herunterladen ihres Inhalts).

b) OneDrive (und OneDrive for Business)

• Lesen der vom Nutzer ausdrücklich bezeichneten Dateien und Ordner.
• Erstellung, Änderung und Löschung von durch die Agenten erzeugten Dateien (Dokumente, Berichte, Angebote).
• Verwaltung der Freigabeberechtigungen, wenn der Nutzer dies beantragt.

c) Outlook Calendar

• Lesen der bestehenden Ereignisse (Titel, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Ort, Beschreibung).
• Erstellung, Änderung und Löschung von Ereignissen und Terminen.
• Überprüfung der Verfügbarkeiten für die automatische Planung.
• Verwaltung der Einladungen und Bestätigungen.

d) Microsoft To Do

• Lesen der Aufgabenlisten und der bestehenden Aufgaben.
• Erstellung, Änderung und Löschung von Aufgaben zur Verwaltung des Terminkalenders und der durchzuführenden Maßnahmen.
• Organisation nach Listen und Kategorien.

Angeforderte Microsoft Graph-Berechtigungen: JAIDO fordert nur die unbedingt erforderlichen Microsoft Graph-Berechtigungen an (Grundsatz der geringsten Rechte), wie sie dem Nutzer auf dem Microsoft-Einwilligungsbildschirm angezeigt werden (zum Beispiel Mail.ReadWrite, Mail.Send, Files.ReadWrite, Calendars.ReadWrite, Tasks.ReadWrite).

3.5 Aus Apple stammende Daten (Sign in with Apple)

Mit Ihrer ausdrücklichen, über den Mechanismus Sign in with Apple eingeholten Einwilligung greift JAIDO ausschließlich auf die folgenden Daten zu, die streng auf die Authentifizierung beschränkt sind:

• Eindeutige anonymisierte Kennung, die von Apple bereitgestellt wird.
• E-Mail-Adresse (echt oder privater Apple-Relay „Hide My Email“ nach Ihrer Wahl).
• Name (nur wenn Sie sich bei der ersten Anmeldung entscheiden, ihn zu teilen).

4. Einhaltung der Richtlinie zur eingeschränkten Nutzung von Google (Limited Use)

Die Nutzung und Übertragung der von den Google Workspace-APIs erhaltenen Informationen durch JAIDO an jede andere Anwendung erfolgt unter Einhaltung der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Konkret verpflichtet sich JAIDO:

• Die über die Google-APIs erhaltenen Google Workspace-Daten NICHT zu verwenden, um generalisierte oder nicht personalisierte Modelle künstlicher Intelligenz zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren.
• Diese Daten NICHT an Dritte zu übertragen, außer: (i) an einen Dienstleister, der als Auftragsverarbeiter handelt; (ii) zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung; oder (iii) mit Ihrer ausdrücklichen und vorherigen Einwilligung.
• Diese Daten NICHT zu Werbezwecken, zur Direktwerbung, zum Weiterverkauf oder zur Analyse zu verwenden, die nicht mit den bereitgestellten Diensten in Zusammenhang stehen.
• Menschen NICHT zu gestatten, diese Daten zu lesen, außer in vorgesehenen Ausnahmefällen (ausdrückliche Einwilligung, Sicherheit, gesetzliche Verpflichtung, unbedingt erforderliche interne Vorgänge mit anonymisierten Daten).

KI-Modelle: Die aus Gmail, Google Drive und Google Calendar stammenden Daten werden in keinem Fall verwendet, um die Modelle künstlicher Intelligenz von JAIDO zu trainieren, noch zu Trainingszwecken an Drittanbieter von KI-Modellen übermittelt.

5. Einhaltung der Nutzungsbedingungen von Microsoft (Microsoft Graph API)

JAIDO verpflichtet sich, die Microsoft APIs Terms of Use, das Microsoft Services Agreement und die geltenden Datenschutzanforderungen strikt einzuhalten. Konkret verpflichtet sich JAIDO:

• Die über Microsoft Graph API erhaltenen Microsoft 365-Daten NICHT zu verwenden, um generalisierte oder nicht personalisierte KI-Modelle zu trainieren.
• Diese Daten NICHT an Dritte zu übertragen, außer in Ausnahmefällen, die den oben beschriebenen entsprechen.
• Diese Daten NICHT zu Werbezwecken, zur kommerziellen Profilbildung, zum Weiterverkauf oder zur nicht mit den Diensten in Zusammenhang stehenden Analyse zu verwenden.
• Die Rechte des Tenant-Administrators zu achten, wenn der Nutzer ein berufliches Microsoft 365-Konto verbindet.
• Die vom Tenant-Administrator festgelegten Einstellungen zum Datenstandort (data residency) zu achten.

Multi-Tenant-Anwendung: JAIDO ist als Multi-Tenant-Anwendung in Microsoft Entra ID registriert. Der Herausgeber der Anwendung wurde von Microsoft verifiziert (Microsoft Publisher Verification).

6. Einhaltung der Apple-Anforderungen (Sign in with Apple)

JAIDO verpflichtet sich, das Apple Developer Program License Agreement und die Sign in with Apple Guidelines einzuhalten:

• Die Nutzung der aus Sign in with Apple stammenden Daten strikt auf die Authentifizierung und die Erstellung/Verwaltung des Kontos zu beschränken.
• Den privaten Apple-Relay („Hide My Email“) zu achten und keinerlei Korrelation zu versuchen, die darauf abzielt, die echte E-Mail-Adresse zu deanonymisieren.
• Die eindeutige Apple-Kennung NICHT zu Werbe- oder Marketingzwecken mit Dritten zu teilen.
• Die aus Sign in with Apple stammenden Daten NICHT zum Trainieren von KI-Modellen zu verwenden.
• Die Löschung des mit einer Apple-Kennung verknüpften Kontos direkt über die JAIDO-Oberfläche zu ermöglichen.

7. Zwecke der Verarbeitung

7.1 Ausführung der Dienste

• Bereitstellung der Funktionen der KI-Agenten (Lead-Qualifizierung, Kundensupport, Inhaltserstellung usw.).
• Verbindung und Synchronisierung mit Ihren Google- und Microsoft 365-Diensten.
• Authentifizierung über Sign in with Apple, sofern zutreffend.
• Personalisierung der Antworten der Agenten in Abhängigkeit von Ihrem beruflichen Kontext.

7.2 Verwaltung der Vertragsbeziehung

• Erstellung und Verwaltung Ihres Kontos.
• Rechnungsstellung und Beitreibung.
• Technischer Support und Unterstützung.

7.3 Verbesserung der Dienste

• Analyse der Anwendungsleistung (anhand aggregierter und anonymisierter Daten).
• Erkennung und Behebung von Fehlern.

7.4 Sicherheit

• Verhinderung von Betrug und Missbrauch.
• Erkennung verdächtiger Aktivitäten.
• Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen.

7.5 Kommunikation

• Versand von Informationen zum Dienst (Aktualisierungen, Sicherheitswarnungen).
• Versand kommerzieller Informationen mit Ihrer vorherigen Einwilligung (Newsletter, Neuigkeiten).

8. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Gemäß Artikel 6 der DSGVO beruhen die Verarbeitungen auf:

• Der Vertragserfüllung (Art. 6.1.b): für die Bereitstellung der abonnierten Dienste.
• Der Einwilligung (Art. 6.1.a): für den Zugang zu den Diensten Google, Microsoft 365, Sign in with Apple sowie für nicht wesentliche Cookies und Marketingkommunikation.
• Dem berechtigten Interesse (Art. 6.1.f): für die Sicherheit des Dienstes, die Betrugsprävention und die Verbesserung der Leistung.
• Der gesetzlichen Verpflichtung (Art. 6.1.c): für die Aufbewahrung der Buchhaltungsdaten und die Beantwortung von Anfragen der Behörden.

9. Empfänger der Daten

• Das befugte Personal von JAIDO (technische Teams, Support, Vertrieb), das einer Vertraulichkeitspflicht unterliegt.
• Unsere Cloud-Hoster (Auftragsverarbeiter im Sinne des Artikels 28 DSGVO): OVH SAS, Scaleway SAS und Outscale SAS (3DS Outscale), alle in Frankreich ansässig. Outscale ist von der ANSSI mit SecNumCloud zertifiziert.
• Unsere technischen Auftragsverarbeiter, die in unserem Namen handeln (Zahlungsdienstleister, Support-Werkzeuge, Werkzeuge für transaktionales Mailing usw.).
• Die Verwaltungs- oder Justizbehörden, wenn das Gesetz dies verlangt.

Die vollständige Liste unserer Auftragsverarbeiter ist auf Anfrage unter privacy@dalenda.ai verfügbar.

10. Standort und internationale Datenübermittlungen

10.1 Hauptsächliches Hosting in Frankreich

• OVH SAS (Roubaix, France): Standard-Hosting der Website und der laufenden Daten.
• Scaleway SAS (Paris, France): ergänzendes Hosting für die Dienste und den Speicher.
• Outscale SAS (3DS Outscale) (Saint-Cloud, France): souveränes, von der ANSSI mit SecNumCloud zertifiziertes Hosting, vorbehalten Kunden, die strengen regulatorischen Anforderungen unterliegen oder besonders sensible Daten verarbeiten.

Der Nutzer kann auf Anfrage unter privacy@dalenda.ai beantragen, dass seine Daten ausschließlich in der mit SecNumCloud zertifizierten Outscale-Umgebung gehostet werden (je nach abonniertem Angebot möglicherweise kostenpflichtige Option).

10.2 Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union

Einige unserer Drittdienstleister (insbesondere Google LLC, Microsoft Corporation und Apple Inc.) können außerhalb des EWR ansässig sein, hauptsächlich in den Vereinigten Staaten. JAIDO stellt sicher, dass diese Übermittlungen durch angemessene Garantien im Sinne der Artikel 44 bis 49 der DSGVO abgesichert sind (Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln, zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen).

11. Speicherdauer

• Kontodaten: während der gesamten Dauer der Vertragsbeziehung, anschließend 3 Jahre nach der letzten Interaktion archiviert.
• Google-, Microsoft- und Apple-Daten: nur für die zur Ausführung der angeforderten Aufgabe erforderliche Zeit. Es wird keine dauerhafte Kopie aufbewahrt. Die OAuth-Zugriffstoken werden bei Widerruf der Einwilligung gelöscht.
• Abrechnungsdaten: 10 Jahre ab dem Abschluss des Geschäftsjahres (gesetzliche Verpflichtung).
• Technische Logs: höchstens 13 Monate.
• Akquisedaten: 3 Jahre ab dem letzten Kontakt.

12. Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO verfügen Sie über die folgenden Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15).
• Recht auf Berichtigung (Art. 16).
• Recht auf Löschung (Art. 17).
• Recht auf Einschränkung (Art. 18).
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20).
• Widerspruchsrecht (Art. 21).
• Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
• Recht, Anweisungen zu erteilen bezüglich des Verbleibs Ihrer Daten nach Ihrem Tod.
• Recht, eine Beschwerde einzureichen bei der CNIL (www.cnil.fr).

Zur Ausübung Ihrer Rechte: Richten Sie Ihre Anfrage an privacy@dalenda.ai oder per Post an JAIDO – 46 rue de Zillisheim, 68100 Mulhouse, France. Wir verpflichten uns, innerhalb einer Frist von einem Monat zu antworten, die im Falle von Komplexität um zwei Monate verlängert werden kann.

13. Sicherheitsmaßnahmen

13.1 Technische Maßnahmen

• Hosting der Daten auf französischem Gebiet (OVH, Scaleway, Outscale mit SecNumCloud zertifiziert, je nach Sensibilität).
• Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung (TLS 1.3) und im Ruhezustand (AES-256).
• Verschlüsselte Speicherung der OAuth-Token in einem gesicherten Tresor.
• Starke Authentifizierung (MFA) für die Administratorzugriffe.
• Trennung der Umgebungen (Produktion, Entwicklung, Test).
• Regelmäßige verschlüsselte Sicherungen auf französischem Gebiet.
• Regelmäßige Penetrationstests und Sicherheitsaudits.
• Automatisierte Erkennung von Vorfällen und Anomalien.

13.2 Organisatorische Maßnahmen

• Zugriffskontrollrichtlinie auf der Grundlage des Grundsatzes der geringsten Rechte.
• Regelmäßige Sensibilisierung und Schulung des Personals.
• Von allen Mitarbeitern und Auftragsverarbeitern unterzeichnete Vertraulichkeitsverpflichtungen.
• Verfahren zur Verwaltung von Datenschutzverletzungen gemäß der DSGVO (gegebenenfalls Meldung an die CNIL innerhalb von 72 Stunden).
• Verfahren zur regelmäßigen internen Auditierung.

14. Cookies und Tracker

Die Website dalenda.ai verwendet Cookies und Tracker, um ihren Betrieb sicherzustellen, ihre Reichweite zu messen und Ihre Erfahrung zu personalisieren. Sie können Ihre Präferenzen jederzeit über das Banner zur Cookie-Verwaltung einstellen. Weitere Informationen finden Sie in unserer eigenen Cookie-Richtlinie.

15. Schutz Minderjähriger

Die Dalenda-Dienste sind ausschließlich volljährigen natürlichen Personen vorbehalten, die mindestens 18 Jahre alt sind. JAIDO erhebt nicht wissentlich personenbezogene Daten von Minderjährigen und gestattet weder die Erstellung eines Kontos durch einen Minderjährigen noch die Erstellung eines Kontos durch einen Volljährigen im Namen eines Minderjährigen. Wenn Sie Kenntnis davon erlangen, dass ein Minderjähriger JAIDO personenbezogene Daten bereitgestellt hat, kontaktieren Sie uns bitte unverzüglich unter privacy@dalenda.ai.

16. Wie Sie den Zugang zu den Drittdiensten widerrufen

16.1 Google (Gmail, Drive, Calendar)

• Über Ihr Google-Konto: myaccount.google.com/permissions, wählen Sie „Jaido“ und klicken Sie auf „Zugriff entfernen“.
• Über Ihr JAIDO-Konto: Einstellungen > Integrationen > „Trennen“.

16.2 Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, Calendar, To Do)

• Über Ihr persönliches Microsoft-Konto: account.live.com/consent/Manage.
• Für berufliche Konten: über myaccount.microsoft.com oder den Administrator des Microsoft Entra ID-Tenants.
• Über Ihr JAIDO-Konto: Einstellungen > Integrationen > „Trennen“.

16.3 Apple (Sign in with Apple)

• Über Ihre Apple-ID: appleid.apple.com/account/manage, Abschnitt „Apps, die Ihre Apple-ID verwenden“.
• Über Ihr JAIDO-Konto: Einstellungen > Konto > „Apple-Verbindung entfernen“.

Vollständige Löschung des JAIDO-Kontos: Sie können die vollständige Löschung Ihres Kontos und aller zugehörigen Daten beantragen, indem Sie eine E-Mail an privacy@dalenda.ai senden oder direkt über Ihr Konto (Einstellungen > Konto > „Mein Konto löschen“).

17. Änderungen der Erklärung

JAIDO behält sich das Recht vor, die vorliegende Erklärung jederzeit zu ändern, um sie an gesetzliche, regulatorische, rechtsprechungsbezogene oder technische Entwicklungen anzupassen. Jede wesentliche Änderung wird Ihnen per E-Mail und/oder über eine Benachrichtigung auf der Plattform mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten mitgeteilt.

18. Kontakt