Integritetspolicy

Inledning

Dalenda är ett varumärke som drivs av bolaget JAIDO (SAS, RCS Mulhouse 102 235 819). Personuppgiftsansvarig för behandlingen av data är bolaget JAIDO. Samtliga hänvisningar till ”JAIDO” i detta dokument avser den juridiska person som är utgivare av webbplatsen dalenda.ai och personuppgiftsansvarig för behandlingen av data.

Syftet med denna Integritetspolicy (nedan kallad ”Policyn”) är att informera användarna (nedan kallade ”Användaren” eller ”du”) av webbplatsen dalenda.ai och Dalenda-tjänsterna (nedan kallade ”Tjänsterna”) om hur deras personuppgifter samlas in, behandlas och skyddas.

JAIDO erbjuder autonoma artificiella intelligens-agenter avsedda att automatisera företags och privatpersoners processer. För att tillhandahålla dessa Tjänster kan JAIDO behöva få åtkomst, med ditt uttryckliga samtycke, till vissa av dina tredjepartstjänster, särskilt: (i) Google-tjänsterna (Gmail, Google Drive, Google Calendar), (ii) Microsoft 365-tjänsterna (Outlook, OneDrive, Outlook Calendar, Microsoft To Do) och (iii) autentiseringstjänsten Sign in with Apple.

Datalagringen sker inom franskt territorium hos OVH, Scaleway och Outscale (SecNumCloud-kvalificerat av ANSSI), med en fördelning utifrån de behandlade uppgifternas känslighet (se avsnitt 10).

Denna Policy är förenlig med den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR – EU-förordning 2016/679), den franska lagen nr 78-17 av den 6 januari 1978 i dess ändrade lydelse, kallad ”Informatique et Libertés”, samt de tillämpliga kraven i Google API Services User Data Policy (Limited Use), Microsoft APIs Terms of Use och Apple Developer Program License Agreement / Sign in with Apple Guidelines.

1. Den personuppgiftsansvariges identitet

2. Definitioner

• Personuppgifter: all information som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person.
• Behandling: varje åtgärd som vidtas med personuppgifter (insamling, lagring, åtkomst, ändring, radering osv.).
• Användare: varje fysisk person som använder Dalenda-tjänsterna.
• Google-tjänster: tjänsterna Gmail, Google Drive och Google Calendar som JAIDO kan få åtkomst till via Google API:er.
• Microsoft-tjänster: tjänsterna Outlook (e-post), OneDrive (lagring), Outlook Calendar och Microsoft To Do som JAIDO kan få åtkomst till via Microsoft Graph API.
• Apple-tjänster: tjänsten Sign in with Apple som gör det möjligt för Användaren att autentisera sig hos JAIDO via sitt Apple-ID.
• AI-agent: automatiserat JAIDO-program som utför uppgifter på Användarens vägnar.

3. Insamlade data

3.1 Data som lämnas direkt av Användaren

• Identifieringsuppgifter: efternamn, förnamn, e-postadress, telefonnummer.
• Inloggningsuppgifter: användarnamn, lösenord (lagrat i krypterad och saltad form).
• Faktureringsuppgifter: postadress, bankuppgifter (behandlas via en säker betalningsleverantör).
• Supportuppgifter: innehållet i kommunikationen med vår kundtjänst.

3.2 Data som samlas in automatiskt

• Tekniska data: IP-adress, webbläsartyp, operativsystem, besökta sidor, besökets varaktighet.
• Cookies och spårare: se vår Cookiepolicy.
• Applikationsloggar: användningsloggar för AI-agenterna.

3.3 Data som härrör från Google-tjänsterna

Med ditt uttryckliga samtycke som inhämtas via Googles OAuth 2.0-mekanism får JAIDO åtkomst till följande data, enbart i den utsträckning som är strikt nödvändig för utförandet av de begärda funktionerna. I enlighet med principen om uppgiftsminimering har Dalenda valt ENBART icke-känsliga eller känsliga scopes, INGET begränsat scope, vilket garanterar en begränsad åtkomst som uppfyller kraven i Google API Services User Data Policy (Limited Use).

a) Google Drive — kirurgisk åtkomst via Google Picker

• Omfattningen är begränsad till de filer som Användaren uttryckligen anger via väljaren Google Picker, samt de filer som skapats av Dalenda.
• Skapande, läsning, ändring och radering av angivna filer och mappar.
• RAG-indexering av de angivna mapparna (rekursiv åtkomst till innehållet i de valda mapparna).
• Stöd för alla format: Google Docs/Sheets/Slides, PDF, bilder, videor, Office-filer, arkiv.
• Hantering av delningsbehörigheterna för filerna inom omfattningen.

Använda Google Drive-scopes: drive.file (skapande/hantering av angivna filer), drive.metadata.readonly (metadata för filerna inom omfattningen), drive.apps.readonly (informationslista över Drive-appar).

b) Google Calendar — fullständig hantering av kalendrarna

• Läsning av befintliga händelser (titel, datum, tid, deltagare, plats, beskrivning).
• Skapande, ändring och radering av mötesbokningar.
• Kontroll av tillgänglighet (free/busy) för automatisk planering med flera deltagare.
• Konfliktdetektering innan tidsförslag presenteras.
• Skapande av en dedikerad ”Dalenda”-kalender som är skild från huvudkalendern.
• Hantering av delningsbehörigheter för kalendrarna (ACL).
• Läsning av inställningarna (tidszon, språk).

c) Gmail — Utskick av e-post från webbplattformen

Dalenda kan skicka e-post på Användarens vägnar från webbplattformen, efter uttrycklig validering av Användaren (särskilt kommersiella påminnelser, kundsupport, schemalagda prospekteringssekvenser). Gmail-scope som används för webbplattformen: gmail.send (endast utskick, utan åtkomst till inkorgen).

d) Gmail — Gmail-tillägg (valfri kompletterande modul)

Om Användaren installerar tilläggsmodulen ”Dalenda” från Google Workspace Marketplace blir ytterligare funktioner tillgängliga direkt i Gmail-gränssnittet (sidopanel). Enbart i detta sammanhang: läsning av innehållet i det Gmail-meddelande som öppnats OCH klickats på, AI-generering av ett svarsförslag, sammanfattning av innehållet, skapande av ett svarsutkast, förslag på lediga kalendertider.

e) Google-identitet

• Autentisering av Användaren via Sign-in with Google (skapande av / inloggning till ett Dalenda-konto).
• Hämtning av den huvudsakliga e-postadressen för Google-kontot.
• Hämtning av efternamn, förnamn och profilbild för anpassning av gränssnittet.

Använda Identitets-scopes: openid, userinfo.email, userinfo.profile. Den fullständiga och uppdaterade listan över begärda OAuth-scopes presenteras för Användaren vid Googles samtyckesskärm och är även tillgänglig på begäran via privacy@dalenda.ai.

3.4 Data som härrör från Microsoft 365-tjänsterna

Med ditt uttryckliga samtycke som inhämtas via Microsofts OAuth 2.0-mekanism (Microsoft Identity Platform) får JAIDO åtkomst till följande data via Microsoft Graph API, enbart i den utsträckning som är strikt nödvändig för utförandet av de begärda funktionerna:

a) Outlook (Microsoft 365 Mail)

• Läsning av e-postmeddelanden (ämne, brödtext, avsändare, mottagare, datum) för kontextuell analys och automatisering.
• Utskick av e-post på Användarens vägnar (svar, kommersiella påminnelser, kundsupport).
• Hantering av mappar, utkast och kategorier.
• Metadata för bifogade filer (utan systematisk nedladdning av deras innehåll).

b) OneDrive (och OneDrive for Business)

• Läsning av de filer och mappar som Användaren uttryckligen anger.
• Skapande, ändring och radering av filer som genereras av agenterna (dokument, rapporter, kommersiella förslag).
• Hantering av delningsbehörigheter när Användaren begär det.

c) Outlook Calendar

• Läsning av befintliga händelser (titel, datum, tid, deltagare, plats, beskrivning).
• Skapande, ändring och radering av händelser och möten.
• Kontroll av tillgänglighet för automatisk planering.
• Hantering av inbjudningar och bekräftelser.

d) Microsoft To Do

• Läsning av uppgiftslistor och befintliga uppgifter.
• Skapande, ändring och radering av uppgifter för hantering av kalendern och de åtgärder som ska vidtas.
• Organisering i listor och kategorier.

Begärda Microsoft Graph-behörigheter: JAIDO begär endast de Microsoft Graph-behörigheter som är strikt nödvändiga (principen om lägsta behörighet), såsom de presenteras för Användaren vid Microsofts samtyckesskärm (till exempel Mail.ReadWrite, Mail.Send, Files.ReadWrite, Calendars.ReadWrite, Tasks.ReadWrite).

3.5 Data som härrör från Apple (Sign in with Apple)

Med ditt uttryckliga samtycke som inhämtas via mekanismen Sign in with Apple får JAIDO åtkomst uteslutande till följande data, strikt begränsade till autentisering:

• Unik anonymiserad identifierare som tillhandahålls av Apple.
• E-postadress (verklig eller Apples privata relä ”Hide My Email” enligt ditt val).
• Namn (endast om du väljer att dela det vid den första inloggningen).

4. Efterlevnad av Googles policy för begränsad användning (Limited Use)

JAIDO:s användning och överföring av den information som tas emot från Google Workspace-API:erna till någon annan applikation kommer att följa Google API Services User Data Policy, inklusive kraven för begränsad användning (Limited Use). Mer specifikt förbinder sig JAIDO att:

• INTE använda de Google Workspace-data som tas emot via Google API:erna för att utveckla, förbättra eller träna generaliserade eller icke-personaliserade artificiella intelligens-modeller.
• INTE överföra dessa data till tredje part, utom: (i) till en tjänsteleverantör som agerar som personuppgiftsbiträde; (ii) för att uppfylla en rättslig skyldighet; eller (iii) med ditt uttryckliga och föregående samtycke.
• INTE använda dessa data för reklamändamål, direktmarknadsföring, vidareförsäljning eller analys som inte är kopplad till de tillhandahållna Tjänsterna.
• INTE tillåta människor att läsa dessa data, utom i föreskrivna undantagsfall (uttryckligt samtycke, säkerhet, rättslig skyldighet, strikt nödvändiga interna operationer på anonymiserade data).

AI-modeller: Data som härrör från Gmail, Google Drive och Google Calendar används på intet sätt för att träna JAIDO:s artificiella intelligens-modeller och överförs inte till tredjepartsleverantörer av AI-modeller för träningsändamål.

5. Efterlevnad av Microsofts användarvillkor (Microsoft Graph API)

JAIDO förbinder sig att strikt följa Microsoft APIs Terms of Use, Microsoft Services Agreement och de tillämpliga dataskyddskraven. Mer specifikt förbinder sig JAIDO att:

• INTE använda de Microsoft 365-data som tas emot via Microsoft Graph API för att träna generaliserade eller icke-personaliserade AI-modeller.
• INTE överföra dessa data till tredje part, utom i undantagsfall motsvarande dem som beskrivs ovan.
• INTE använda dessa data för reklamändamål, kommersiell profilering, vidareförsäljning eller analys som inte är kopplad till Tjänsterna.
• Respektera tenant-administratörens rättigheter när Användaren ansluter ett professionellt Microsoft 365-konto.
• Respektera de inställningar för datahemvist (data residency) som fastställts av tenant-administratören.

Multi-tenant-applikation: JAIDO är registrerad som en multi-tenant-applikation på Microsoft Entra ID. Applikationens utgivare har verifierats av Microsoft (Microsoft Publisher Verification).

6. Efterlevnad av Apples krav (Sign in with Apple)

JAIDO förbinder sig att följa Apple Developer Program License Agreement och Sign in with Apple Guidelines:

• Att strikt begränsa användningen av de data som härrör från Sign in with Apple till autentisering och skapande/hantering av Kontot.
• Att respektera Apples privata relä (”Hide My Email”) och inte göra något försök till korrelation i syfte att avanonymisera den verkliga e-postadressen.
• Att INTE dela det unika Apple-ID:t med tredje part för reklam- eller marknadsföringsändamål.
• Att INTE använda de data som härrör från Sign in with Apple för att träna AI-modeller.
• Att möjliggöra radering av det Konto som är kopplat till ett Apple-ID direkt från JAIDO:s gränssnitt.

7. Ändamål med behandlingen

7.1 Utförande av Tjänsterna

• Tillhandahållande av AI-agenternas funktioner (kvalificering av leads, kundsupport, innehållsgenerering osv.).
• Anslutning och synkronisering med dina Google- och Microsoft 365-tjänster.
• Autentisering via Sign in with Apple i förekommande fall.
• Anpassning av agenternas svar utifrån ditt yrkesmässiga sammanhang.

7.2 Hantering av avtalsförhållandet

• Skapande och hantering av ditt konto.
• Fakturering och indrivning.
• Teknisk support och assistans.

7.3 Förbättring av Tjänsterna

• Analys av applikationsprestanda (på aggregerade och anonymiserade data).
• Detektering och korrigering av buggar.

7.4 Säkerhet

• Förebyggande av bedrägerier och missbruk.
• Detektering av misstänkta aktiviteter.
• Efterlevnad av rättsliga skyldigheter.

7.5 Kommunikation

• Utskick av information som rör Tjänsten (uppdateringar, säkerhetsvarningar).
• Utskick av kommersiell information med ditt föregående samtycke (nyhetsbrev, nyheter).

8. Rättsliga grunder för behandlingen

I enlighet med artikel 6 i GDPR grundar sig behandlingarna på:

• Fullgörande av avtalet (art. 6.1.b): för tillhandahållandet av de tecknade Tjänsterna.
• Samtycke (art. 6.1.a): för åtkomsten till Google-, Microsoft 365- och Sign in with Apple-tjänsterna, samt för icke nödvändiga cookies och marknadsföringskommunikation.
• Berättigat intresse (art. 6.1.f): för Tjänstens säkerhet, förebyggande av bedrägerier och förbättring av prestanda.
• Rättslig skyldighet (art. 6.1.c): för bevarande av bokföringsdata och svar på myndigheters förfrågningar.

9. Mottagare av data

• JAIDO:s behöriga personal (tekniska team, support, försäljning), som omfattas av en sekretesskyldighet.
• Våra molnvärdar (personuppgiftsbiträden i den mening som avses i artikel 28 i GDPR): OVH SAS, Scaleway SAS och Outscale SAS (3DS Outscale), samtliga belägna i Frankrike. Outscale är SecNumCloud-kvalificerat av ANSSI.
• Våra tekniska underleverantörer som agerar för vår räkning (betalningsleverantörer, supportverktyg, verktyg för transaktionell e-post osv.).
• Administrativa eller rättsliga myndigheter när lagen kräver det.

Den fullständiga listan över våra underleverantörer är tillgänglig på begäran via privacy@dalenda.ai.

10. Lokalisering och internationella överföringar av data

10.1 Huvudsaklig hosting i Frankrike

• OVH SAS (Roubaix, Frankrike): standardhosting av webbplatsen och löpande data.
• Scaleway SAS (Paris, Frankrike): kompletterande hosting för Tjänsterna och lagringen.
• Outscale SAS (3DS Outscale) (Saint-Cloud, Frankrike): suverän hosting SecNumCloud-kvalificerad av ANSSI, förbehållen Kunder som omfattas av starka regulatoriska krav eller som behandlar särskilt känsliga data.

Användaren kan, på begäran via privacy@dalenda.ai, begära att hens data uteslutande lagras i den SecNumCloud-kvalificerade Outscale-miljön (ett alternativ som potentiellt är avgiftsbelagt beroende på det tecknade erbjudandet).

10.2 Överföringar utanför Europeiska unionen

Vissa av våra tredjepartsleverantörer (särskilt Google LLC, Microsoft Corporation och Apple Inc.) kan vara belägna utanför EES, huvudsakligen i USA. JAIDO säkerställer att dessa överföringar omgärdas av lämpliga skyddsåtgärder i den mening som avses i artiklarna 44–49 i GDPR (beslut om adekvat skyddsnivå, standardavtalsklausuler, tekniska och organisatoriska kompletterande åtgärder).

11. Lagringstid

• Kontodata: under hela avtalsförhållandets löptid, och arkiveras därefter i 3 år efter den senaste interaktionen.
• Google-, Microsoft- och Apple-data: endast under den tid som är nödvändig för utförandet av den begärda uppgiften. Ingen permanent kopia bevaras. OAuth-åtkomsttoken raderas så snart samtycket återkallas.
• Faktureringsdata: 10 år räknat från avslutandet av räkenskapsåret (rättslig skyldighet).
• Tekniska loggar: högst 13 månader.
• Prospekteringsdata: 3 år räknat från den senaste kontakten.

12. Dina rättigheter

I enlighet med GDPR har du följande rättigheter:

• Rätt till tillgång (art. 15).
• Rätt till rättelse (art. 16).
• Rätt till radering (art. 17).
• Rätt till begränsning (art. 18).
• Rätt till dataportabilitet (art. 20).
• Rätt att göra invändningar (art. 21).
• Rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.
• Rätt att lämna direktiv om vad som ska hända med dina data efter din död.
• Rätt att lämna in ett klagomål till CNIL (www.cnil.fr).

För att utöva dina rättigheter: skicka din begäran till privacy@dalenda.ai eller per post till JAIDO – 46 rue de Zillisheim, 68100 Mulhouse, Frankrike. Vi förbinder oss att svara inom en månad, med möjlighet till förlängning med två månader vid komplexitet.

13. Säkerhetsåtgärder

13.1 Tekniska åtgärder

• Hosting av data inom franskt territorium (OVH, Scaleway, Outscale SecNumCloud-kvalificerat beroende på känslighet).
• Kryptering av data under överföring (TLS 1.3) och i vila (AES-256).
• Krypterad lagring av OAuth-token i ett säkert valv.
• Stark autentisering (MFA) för administratörsåtkomst.
• Uppdelning av miljöer (produktion, utveckling, test).
• Regelbundna krypterade säkerhetskopior inom franskt territorium.
• Regelbundna intrångstester och säkerhetsrevisioner.
• Automatiserad detektering av incidenter och avvikelser.

13.2 Organisatoriska åtgärder

• Policy för åtkomstkontroll baserad på principen om lägsta behörighet.
• Regelbunden medvetandehöjning och utbildning av personalen.
• Sekretessåtaganden som undertecknas av samtliga medarbetare och underleverantörer.
• Förfarande för hantering av personuppgiftsincidenter i enlighet med GDPR (anmälan till CNIL inom 72 timmar i förekommande fall).
• Förfarande för periodisk intern revision.

14. Cookies och spårare

Webbplatsen dalenda.ai använder cookies och spårare för att säkerställa sin funktion, mäta sin publik och anpassa din upplevelse. Du kan när som helst ställa in dina preferenser via cookiehanteringsbanderollen. För mer information, se vår dedikerade Cookiepolicy.

15. Skydd av minderåriga

Dalenda-tjänsterna är strikt förbehållna myndiga fysiska personer som är minst 18 år. JAIDO samlar inte medvetet in personuppgifter om minderåriga och tillåter inte att en minderårig skapar ett Konto, eller att en myndig person skapar ett Konto för en minderårigs räkning. Om du får kännedom om att en minderårig har lämnat personuppgifter till JAIDO, vänligen kontakta oss utan dröjsmål på privacy@dalenda.ai.

16. Så här återkallar du åtkomsten till tredjepartstjänsterna

16.1 Google (Gmail, Drive, Calendar)

• Via ditt Google-konto: myaccount.google.com/permissions, välj ”Jaido” och klicka på ”Ta bort åtkomst”.
• Via ditt JAIDO-konto: inställningar > Integrationer > ”Koppla från”.

16.2 Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, Calendar, To Do)

• Via ditt personliga Microsoft-konto: account.live.com/consent/Manage.
• För professionella konton: via myaccount.microsoft.com eller administratören för Microsoft Entra ID-tenanten.
• Via ditt JAIDO-konto: inställningar > Integrationer > ”Koppla från”.

16.3 Apple (Sign in with Apple)

• Via ditt Apple-ID: appleid.apple.com/account/manage, avsnittet ”Appar som använder ditt Apple-ID”.
• Via ditt JAIDO-konto: inställningar > Konto > ”Ta bort Apple-inloggningen”.

Fullständig radering av JAIDO-kontot: Du kan begära fullständig radering av ditt Konto och alla tillhörande data genom att skicka ett e-postmeddelande till privacy@dalenda.ai eller direkt från ditt Konto (inställningar > Konto > ”Ta bort mitt konto”).

17. Ändringar av Policyn

JAIDO förbehåller sig rätten att ändra denna Policy när som helst för att anpassa den till lagstiftningsmässiga, regulatoriska, rättspraxismässiga eller tekniska förändringar. Varje väsentlig ändring meddelas dig via e-post och/eller via ett meddelande på plattformen, minst 30 dagar innan den träder i kraft.

18. Kontakt