Politica de Confidențialitate

Preambul

Dalenda este o denumire comercială exploatată de societatea JAIDO (SAS, RCS Mulhouse 102 235 819). Operatorul prelucrării datelor este societatea JAIDO. Toate referirile la „JAIDO” din prezentul document desemnează entitatea juridică editoare a site-ului dalenda.ai și operator al prelucrării datelor.

Prezenta Politică de Confidențialitate (denumită în continuare „Politica”) are ca obiect informarea utilizatorilor (denumiți în continuare „Utilizatorul” sau „dumneavoastră”) ai site-ului dalenda.ai și ai serviciilor Dalenda (denumite în continuare „Serviciile”) cu privire la modul în care datele lor personale sunt colectate, prelucrate și protejate.

JAIDO oferă agenți de inteligență artificială autonomi destinați să automatizeze procesele întreprinderilor și ale persoanelor fizice. Pentru a furniza aceste Servicii, JAIDO poate avea nevoie să acceseze, cu consimțământul dumneavoastră explicit, anumite dintre serviciile dumneavoastră terțe, în special: (i) serviciile Google (Gmail, Google Drive, Google Calendar), (ii) serviciile Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, Outlook Calendar, Microsoft To Do) și (iii) serviciul de autentificare Sign in with Apple.

Găzduirea datelor este asigurată pe teritoriul francez de OVH, Scaleway și Outscale (certificat SecNumCloud de către ANSSI), cu o repartizare în funcție de sensibilitatea datelor prelucrate (a se vedea secțiunea 10).

Această Politică este conformă cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR - Regulamentul UE 2016/679), cu Legea franceză nr. 78-17 din 6 ianuarie 1978 modificată, denumită „Informatique et Libertés”, precum și cu cerințele aplicabile ale Google API Services User Data Policy (Limited Use), Microsoft APIs Terms of Use și Apple Developer Program License Agreement / Sign in with Apple Guidelines.

1. Identitatea operatorului prelucrării

2. Definiții

• Date personale: orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.
• Prelucrare: orice operațiune aplicată datelor personale (colectare, păstrare, consultare, modificare, ștergere etc.).
• Utilizator: orice persoană fizică ce utilizează Serviciile Dalenda.
• Servicii Google: serviciile Gmail, Google Drive și Google Calendar pe care JAIDO le poate accesa prin intermediul API-urilor Google.
• Servicii Microsoft: serviciile Outlook (e-mail), OneDrive (stocare), Outlook Calendar și Microsoft To Do pe care JAIDO le poate accesa prin intermediul Microsoft Graph API.
• Servicii Apple: serviciul Sign in with Apple care permite Utilizatorului să se autentifice la JAIDO prin intermediul identificatorului său Apple.
• Agent IA: program automatizat JAIDO care execută sarcini în numele Utilizatorului.

3. Date colectate

3.1 Date furnizate direct de Utilizator

• Date de identificare: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon.
• Date de conectare: identificatori, parolă (stocată în formă criptată și sărată).
• Date de facturare: adresă poștală, coordonate bancare (prelucrate prin intermediul unui prestator de plată securizat).
• Date de asistență: conținutul schimburilor cu serviciul nostru clienți.

3.2 Date colectate automat

• Date tehnice: adresă IP, tip de browser, sistem de operare, pagini vizitate, durata vizitei.
• Cookie-uri și trasoare: a se vedea Politica noastră de Cookie-uri.
• Jurnale aplicative: jurnale de utilizare a agenților IA.

3.3 Date provenite din serviciile Google

Cu consimțământul dumneavoastră explicit obținut prin intermediul mecanismului OAuth 2.0 al Google, JAIDO accesează următoarele date, doar în măsura strict necesară execuției funcționalităților solicitate. În conformitate cu principiul minimizării, Dalenda a selectat DOAR scopuri nesensibile sau sensibile, NICIUN scop restricționat, garantând un acces limitat și conform cu cerințele Google API Services User Data Policy (Limited Use).

a) Google Drive — acces chirurgical prin Google Picker

• Perimetru limitat la fișierele pe care Utilizatorul le desemnează explicit prin selectorul Google Picker, precum și la fișierele create de Dalenda.
• Creare, citire, modificare și ștergere a fișierelor și dosarelor desemnate.
• Indexare RAG a dosarelor desemnate (acces recursiv la conținutul dosarelor selectate).
• Suport pentru toate formatele: Google Docs/Sheets/Slides, PDF, imagini, videoclipuri, fișiere Office, arhive.
• Gestionarea permisiunilor de partajare a fișierelor din perimetru.

Scopuri Google Drive utilizate: drive.file (creare/gestionare fișiere desemnate), drive.metadata.readonly (metadatele fișierelor din perimetru), drive.apps.readonly (listă informativă a aplicațiilor Drive).

b) Google Calendar — gestionarea completă a calendarelor

• Citirea evenimentelor existente (titlu, dată, oră, participanți, loc, descriere).
• Creare, modificare și ștergere a evenimentelor de tip întâlnire.
• Verificarea disponibilităților (free/busy) pentru planificarea automată multi-participant.
• Detectarea conflictelor înainte de propunerea intervalelor.
• Crearea unui calendar dedicat 'Dalenda' separat de calendarul principal.
• Gestionarea autorizărilor de partajare a calendarelor (ACL).
• Citirea parametrilor (fus orar, limbă).

c) Gmail — Trimiterea de e-mailuri de pe platforma web

Dalenda poate trimite e-mailuri în numele Utilizatorului de pe platforma web, după validare explicită de către Utilizator (în special reamintiri comerciale, asistență clienți, secvențe de prospectare programate). Scop Gmail utilizat pentru platforma web: gmail.send (doar trimitere, fără acces la căsuța de e-mail).

d) Gmail — Add-on Gmail (modul complementar opțional)

Dacă Utilizatorul instalează modulul complementar „Dalenda” din Google Workspace Marketplace, sunt disponibile funcționalități suplimentare direct în interfața Gmail (panou lateral). Doar în acest context: citirea conținutului mesajului Gmail deschis ȘI clicat, generarea prin IA a unei propuneri de răspuns, rezumarea conținutului, crearea unei ciorne de răspuns, propunerea de intervale de calendar disponibile.

e) Identitate Google

• Autentificarea Utilizatorului prin Sign-in with Google (creare/conectare la un cont Dalenda).
• Recuperarea adresei de e-mail principale a contului Google.
• Recuperarea numelui, prenumelui, fotografiei de profil pentru personalizarea interfeței.

Scopuri Identitate utilizate: openid, userinfo.email, userinfo.profile. Lista completă și actualizată a scopurilor OAuth solicitate este prezentată Utilizatorului în ecranul de consimțământ Google și este de asemenea disponibilă la cerere la privacy@dalenda.ai.

3.4 Date provenite din serviciile Microsoft 365

Cu consimțământul dumneavoastră explicit obținut prin intermediul mecanismului OAuth 2.0 al Microsoft (Microsoft Identity Platform), JAIDO accesează următoarele date prin intermediul Microsoft Graph API, doar în măsura strict necesară execuției funcționalităților solicitate:

a) Outlook (Microsoft 365 Mail)

• Citirea e-mailurilor (subiect, corp, expeditor, destinatari, dată) pentru analiză contextuală și automatizare.
• Trimiterea de e-mailuri în numele Utilizatorului (răspunsuri, reamintiri comerciale, asistență clienți).
• Gestionarea dosarelor, ciornelor și categoriilor.
• Metadatele atașamentelor (fără descărcarea sistematică a conținutului lor).

b) OneDrive (și OneDrive for Business)

• Citirea fișierelor și dosarelor desemnate explicit de Utilizator.
• Creare, modificare și ștergere a fișierelor generate de agenți (documente, rapoarte, propuneri comerciale).
• Gestionarea permisiunilor de partajare atunci când Utilizatorul solicită acest lucru.

c) Outlook Calendar

• Citirea evenimentelor existente (titlu, dată, oră, participanți, loc, descriere).
• Creare, modificare și ștergere a evenimentelor și întâlnirilor.
• Verificarea disponibilităților pentru planificarea automată.
• Gestionarea invitațiilor și confirmărilor.

d) Microsoft To Do

• Citirea listelor de sarcini și a sarcinilor existente.
• Creare, modificare și ștergere a sarcinilor pentru gestionarea agendei și a acțiunilor de întreprins.
• Organizarea pe liste și categorii.

Permisiuni Microsoft Graph solicitate: JAIDO solicită doar permisiunile Microsoft Graph strict necesare (principiul privilegiului minim), astfel cum sunt prezentate Utilizatorului în ecranul de consimțământ Microsoft (de exemplu Mail.ReadWrite, Mail.Send, Files.ReadWrite, Calendars.ReadWrite, Tasks.ReadWrite).

3.5 Date provenite de la Apple (Sign in with Apple)

Cu consimțământul dumneavoastră explicit obținut prin intermediul mecanismului Sign in with Apple, JAIDO accesează exclusiv următoarele date, strict limitate la autentificare:

• Identificator unic anonimizat furnizat de Apple.
• Adresă de e-mail (reală sau releu privat Apple „Hide My Email” în funcție de alegerea dumneavoastră).
• Nume (doar dacă alegeți să îl partajați la prima conectare).

4. Conformitatea cu politica de utilizare limitată a Google (Limited Use)

Utilizarea și transferul de către JAIDO al informațiilor primite de la API-urile Google Workspace către orice altă aplicație vor respecta Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele de utilizare limitată (Limited Use). Mai precis, JAIDO se angajează să:

• NU utilizeze datele Google Workspace primite prin intermediul API-urilor Google pentru a dezvolta, îmbunătăți sau antrena modele de inteligență artificială generalizate sau nepersonalizate.
• NU transfere aceste date către terți, cu excepția: (i) unui furnizor de servicii care acționează în calitate de persoană împuternicită; (ii) pentru a se conforma unei obligații legale; sau (iii) cu consimțământul dumneavoastră explicit și prealabil.
• NU utilizeze aceste date în scopuri publicitare, de marketing direct, de revânzare sau de analiză fără legătură cu Serviciile furnizate.
• NU permită oamenilor să citească aceste date, cu excepția situațiilor prevăzute (consimțământ explicit, securitate, obligație legală, operațiuni interne strict necesare pe date anonimizate).

Modele IA: Datele provenite din Gmail, Google Drive și Google Calendar nu sunt în niciun caz utilizate pentru a antrena modelele de inteligență artificială ale JAIDO și nici transmise unor furnizori terți de modele IA în scopuri de antrenare.

5. Conformitatea cu condițiile de utilizare Microsoft (Microsoft Graph API)

JAIDO se angajează să respecte strict Microsoft APIs Terms of Use, Microsoft Services Agreement și cerințele de protecție a datelor aplicabile. Mai precis, JAIDO se angajează să:

• NU utilizeze datele Microsoft 365 primite prin intermediul Microsoft Graph API pentru a antrena modele IA generalizate sau nepersonalizate.
• NU transfere aceste date către terți, cu excepția unor situații echivalente celor descrise mai sus.
• NU utilizeze aceste date în scopuri publicitare, de profilare comercială, de revânzare sau de analiză fără legătură cu Serviciile.
• Respecte drepturile administratorului tenant atunci când Utilizatorul conectează un cont Microsoft 365 profesional.
• Respecte parametrii de rezidență a datelor (data residency) definiți de administratorul tenantului.

Aplicație Multi-Tenant: JAIDO este înregistrată ca aplicație multi-tenant pe Microsoft Entra ID. Editorul aplicației a fost verificat de Microsoft (Microsoft Publisher Verification).

6. Conformitatea cu cerințele Apple (Sign in with Apple)

JAIDO se angajează să respecte Apple Developer Program License Agreement și Sign in with Apple Guidelines:

• Limitarea strictă a utilizării datelor provenite din Sign in with Apple la autentificare și la crearea/gestionarea Contului.
• Respectarea releului privat Apple („Hide My Email”) și nicio tentativă de corelare în vederea dezanonimizării adresei de e-mail reale.
• NU partajeze identificatorul unic Apple cu terți în scopuri publicitare sau de marketing.
• NU utilizeze datele provenite din Sign in with Apple pentru a antrena modele IA.
• Permiterea ștergerii Contului asociat unui identificator Apple direct din interfața JAIDO.

7. Scopurile prelucrării

7.1 Execuția Serviciilor

• Furnizarea funcționalităților agenților IA (calificarea lead-urilor, asistență clienți, generare de conținut etc.).
• Conectarea și sincronizarea cu serviciile dumneavoastră Google și Microsoft 365.
• Autentificarea prin Sign in with Apple, după caz.
• Personalizarea răspunsurilor agenților în funcție de contextul dumneavoastră profesional.

7.2 Gestionarea relației contractuale

• Crearea și gestionarea contului dumneavoastră.
• Facturare și recuperare.
• Asistență tehnică și suport.

7.3 Îmbunătățirea Serviciilor

• Analiza performanțelor aplicative (pe date agregate și anonimizate).
• Detectarea și corectarea erorilor.

7.4 Securitate

• Prevenirea fraudelor și abuzurilor.
• Detectarea activităților suspecte.
• Conformitatea cu obligațiile legale.

7.5 Comunicări

• Trimiterea de informații referitoare la Serviciu (actualizări, alerte de securitate).
• Trimiterea de informații comerciale cu consimțământul dumneavoastră prealabil (newsletter, noutăți).

8. Temeiurile legale ale prelucrării

În conformitate cu articolul 6 din GDPR, prelucrările se întemeiază pe:

• Execuția contractului (art. 6.1.b): pentru furnizarea Serviciilor subscrise.
• Consimțământul (art. 6.1.a): pentru accesul la serviciile Google, Microsoft 365, Sign in with Apple, precum și pentru cookie-urile neesențiale și comunicările de marketing.
• Interesul legitim (art. 6.1.f): pentru securitatea Serviciului, prevenirea fraudelor și îmbunătățirea performanțelor.
• Obligația legală (art. 6.1.c): pentru păstrarea datelor contabile și răspunsul la solicitările autorităților.

9. Destinatarii datelor

• Personalul abilitat al JAIDO (echipe tehnice, asistență, comercial), supus unei obligații de confidențialitate.
• Furnizorii noștri de găzduire cloud (persoane împuternicite în sensul articolului 28 din GDPR): OVH SAS, Scaleway SAS și Outscale SAS (3DS Outscale), toți situați în Franța. Outscale este certificat SecNumCloud de către ANSSI.
• Persoanele noastre împuternicite tehnice care acționează în numele nostru (prestatori de plată, instrumente de asistență, instrumente de e-mail tranzacțional etc.).
• Autoritățile administrative sau judiciare atunci când legea o impune.

Lista exhaustivă a persoanelor noastre împuternicite este disponibilă la cerere la privacy@dalenda.ai.

10. Localizarea și transferurile internaționale de date

10.1 Găzduire principală în Franța

• OVH SAS (Roubaix, France): găzduire standard a site-ului și a datelor curente.
• Scaleway SAS (Paris, France): găzduire complementară pentru Servicii și stocare.
• Outscale SAS (3DS Outscale) (Saint-Cloud, France): găzduire suverană certificată SecNumCloud de către ANSSI, rezervată Clienților supuși unor cerințe reglementare puternice sau care prelucrează date deosebit de sensibile.

Utilizatorul poate, la cerere la privacy@dalenda.ai, să solicite ca datele sale să fie găzduite exclusiv pe mediul Outscale certificat SecNumCloud (opțiune potențial cu plată în funcție de oferta subscrisă).

10.2 Transferuri în afara Uniunii Europene

Unii dintre prestatorii noștri terți (în special Google LLC, Microsoft Corporation și Apple Inc.) pot fi situați în afara SEE, în principal în Statele Unite. JAIDO se asigură că aceste transferuri sunt încadrate de garanții adecvate în sensul articolelor 44-49 din GDPR (decizii de adecvare, Clauze Contractuale Standard, măsuri suplimentare tehnice și organizatorice).

11. Durata de păstrare

• Date de cont: pe toată durata relației contractuale, apoi arhivate 3 ani după ultima interacțiune.
• Date Google, Microsoft și Apple: doar pe perioada necesară execuției sarcinii solicitate. Nu se păstrează nicio copie permanentă. Token-urile de acces OAuth sunt șterse imediat după revocarea consimțământului.
• Date de facturare: 10 ani de la închiderea exercițiului contabil (obligație legală).
• Jurnale tehnice: maximum 13 luni.
• Date de prospectare: 3 ani de la ultimul contact.

12. Drepturile dumneavoastră

În conformitate cu GDPR, dispuneți de următoarele drepturi:

• Dreptul de acces (art. 15).
• Dreptul de rectificare (art. 16).
• Dreptul la ștergere (art. 17).
• Dreptul la restricționare (art. 18).
• Dreptul la portabilitate (art. 20).
• Dreptul de opoziție (art. 21).
• Dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment.
• Dreptul de a stabili directive referitoare la soarta datelor dumneavoastră după deces.
• Dreptul de a depune o reclamație la CNIL (www.cnil.fr).

Pentru a vă exercita drepturile: adresați solicitarea dumneavoastră la privacy@dalenda.ai sau prin poștă la JAIDO – 46 rue de Zillisheim, 68100 Mulhouse, France. Ne angajăm să răspundem într-un termen de o lună, prelungibil cu două luni în caz de complexitate.

13. Măsuri de securitate

13.1 Măsuri tehnice

• Găzduirea datelor pe teritoriul francez (OVH, Scaleway, Outscale certificat SecNumCloud în funcție de sensibilitate).
• Criptarea datelor în tranzit (TLS 1.3) și în repaus (AES-256).
• Stocarea criptată a token-urilor OAuth într-un seif securizat.
• Autentificare puternică (MFA) pentru accesurile de administrator.
• Separarea mediilor (producție, dezvoltare, testare).
• Copii de rezervă regulate criptate pe teritoriul francez.
• Teste de penetrare și audituri de securitate regulate.
• Detectarea automatizată a incidentelor și anomaliilor.

13.2 Măsuri organizatorice

• Politică de control al accesului bazată pe principiul privilegiului minim.
• Conștientizare și formare regulată a personalului.
• Angajamente de confidențialitate semnate de toți colaboratorii și persoanele împuternicite.
• Procedură de gestionare a încălcărilor de date conformă cu GDPR (notificare către CNIL în termen de 72 de ore, după caz).
• Procedură de audit intern periodic.

14. Cookie-uri și trasoare

Site-ul dalenda.ai utilizează cookie-uri și trasoare pentru a asigura funcționarea sa, a-i măsura audiența și a personaliza experiența dumneavoastră. Puteți oricând să vă configurați preferințele prin intermediul bannerului de gestionare a cookie-urilor. Pentru mai multe informații, consultați Politica noastră de Cookie-uri dedicată.

15. Protecția minorilor

Serviciile Dalenda sunt strict rezervate persoanelor fizice majore cu vârsta de cel puțin 18 ani. JAIDO nu colectează cu bună știință date personale referitoare la minori și nu autorizează crearea unui Cont de către un minor și nici crearea unui Cont de către un major în numele unui minor. Dacă aveți cunoștință că un minor a furnizat date personale către JAIDO, vă rugăm să ne contactați fără întârziere la privacy@dalenda.ai.

16. Cum să revocați accesul la serviciile terțe

16.1 Google (Gmail, Drive, Calendar)

• Prin contul dumneavoastră Google: myaccount.google.com/permissions, selectați „Jaido” și dați clic pe „Eliminați accesul”.
• Prin contul dumneavoastră JAIDO: setări > Integrări > „Deconectare”.

16.2 Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, Calendar, To Do)

• Prin contul dumneavoastră Microsoft personal: account.live.com/consent/Manage.
• Pentru conturile profesionale: prin myaccount.microsoft.com sau administratorul tenantului Microsoft Entra ID.
• Prin contul dumneavoastră JAIDO: setări > Integrări > „Deconectare”.

16.3 Apple (Sign in with Apple)

• Prin identificatorul dumneavoastră Apple: appleid.apple.com/account/manage, secțiunea „Aplicații care utilizează identificatorul dumneavoastră Apple”.
• Prin contul dumneavoastră JAIDO: setări > Cont > „Eliminați conectarea Apple”.

Ștergerea completă a Contului JAIDO: Puteți solicita ștergerea completă a Contului dumneavoastră și a tuturor datelor asociate trimițând un e-mail la privacy@dalenda.ai sau direct din Contul dumneavoastră (setări > Cont > „Ștergeți contul meu”).

17. Modificări ale Politicii

JAIDO își rezervă dreptul de a modifica oricând prezenta Politică pentru a o adapta la evoluțiile legislative, reglementare, jurisprudențiale sau tehnice. Orice modificare substanțială vă va fi notificată prin e-mail și/sau printr-o notificare pe platformă, cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea sa în vigoare.

18. Contact