Informativa sulla Privacy

Premessa

Dalenda è un nome commerciale utilizzato dalla società JAIDO (SAS, RCS Mulhouse 102 235 819). Il titolare del trattamento dei dati è la società JAIDO. Tutti i riferimenti a «JAIDO» nel presente documento designano l'entità giuridica editrice del sito dalenda.ai e titolare del trattamento dei dati.

La presente Informativa sulla Privacy (di seguito l'«Informativa») ha per oggetto informare gli utenti (di seguito l'«Utente» o «lei») del sito dalenda.ai e dei servizi Dalenda (di seguito i «Servizi») sul modo in cui i loro dati personali sono raccolti, trattati e protetti.

JAIDO offre agenti di intelligenza artificiale autonomi destinati ad automatizzare i processi delle imprese e dei privati. Per fornire tali Servizi, JAIDO può accedere, con il suo consenso esplicito, ad alcuni dei suoi servizi di terze parti, in particolare: (i) i servizi Google (Gmail, Google Drive, Google Calendar), (ii) i servizi Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, Outlook Calendar, Microsoft To Do) e (iii) il servizio di autenticazione Sign in with Apple.

L'hosting dei dati è garantito sul territorio francese da OVH, Scaleway e Outscale (qualificato SecNumCloud dall'ANSSI), con una ripartizione in base alla sensibilità dei dati trattati (vedere sezione 10).

La presente Informativa è conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR - Regolamento UE 2016/679), alla Legge francese n. 78-17 del 6 gennaio 1978 modificata detta «Informatique et Libertés», nonché ai requisiti applicabili della Google API Services User Data Policy (Limited Use), dei Microsoft APIs Terms of Use e degli Apple Developer Program License Agreement / Sign in with Apple Guidelines.

1. Identità del titolare del trattamento

2. Definizioni

• Dati personali: qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile.
• Trattamento: qualsiasi operazione applicata a dati personali (raccolta, conservazione, consultazione, modifica, cancellazione, ecc.).
• Utente: qualsiasi persona fisica che utilizza i Servizi Dalenda.
• Servizi Google: i servizi Gmail, Google Drive e Google Calendar a cui JAIDO può accedere tramite le API Google.
• Servizi Microsoft: i servizi Outlook (e-mail), OneDrive (archiviazione), Outlook Calendar e Microsoft To Do a cui JAIDO può accedere tramite Microsoft Graph API.
• Servizi Apple: il servizio Sign in with Apple che consente all'Utente di autenticarsi a JAIDO tramite il proprio identificativo Apple.
• Agente IA: programma automatizzato JAIDO che esegue attività per conto dell'Utente.

3. Dati raccolti

3.1 Dati forniti direttamente dall'Utente

• Dati di identificazione: cognome, nome, indirizzo e-mail, numero di telefono.
• Dati di connessione: credenziali, password (memorizzata in forma cifrata e con salting).
• Dati di fatturazione: indirizzo postale, coordinate bancarie (trattate tramite un fornitore di servizi di pagamento sicuro).
• Dati di assistenza: contenuto degli scambi con il nostro servizio clienti.

3.2 Dati raccolti automaticamente

• Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, pagine visitate, durata della visita.
• Cookie e tracciatori: vedere la nostra Informativa sui Cookie.
• Log applicativi: registri di utilizzo degli agenti IA.

3.3 Dati provenienti dai servizi Google

Con il suo consenso esplicito ottenuto tramite il meccanismo OAuth 2.0 di Google, JAIDO accede ai seguenti dati, unicamente nella misura strettamente necessaria all'esecuzione delle funzionalità richieste. Conformemente al principio di minimizzazione, Dalenda ha selezionato UNICAMENTE scope non sensibili o sensibili, NESSUNO scope ristretto, garantendo un accesso limitato e conforme ai requisiti della Google API Services User Data Policy (Limited Use).

a) Google Drive — accesso chirurgico tramite Google Picker

• Perimetro limitato ai file che l'Utente designa esplicitamente tramite il selettore Google Picker, nonché ai file creati da Dalenda.
• Creazione, lettura, modifica ed eliminazione di file e cartelle designati.
• Indicizzazione RAG delle cartelle designate (accesso ricorsivo al contenuto delle cartelle selezionate).
• Supporto di tutti i formati: Google Docs/Sheets/Slides, PDF, immagini, video, file Office, archivi.
• Gestione dei permessi di condivisione dei file del perimetro.

Scope Google Drive utilizzati: drive.file (creazione/gestione file designati), drive.metadata.readonly (metadati dei file del perimetro), drive.apps.readonly (elenco informativo delle app Drive).

b) Google Calendar — gestione completa dei calendari

• Lettura degli eventi esistenti (titolo, data, ora, partecipanti, luogo, descrizione).
• Creazione, modifica ed eliminazione di eventi e appuntamenti.
• Verifica delle disponibilità (free/busy) per la pianificazione automatica multi-partecipante.
• Rilevamento dei conflitti prima della proposta di fasce orarie.
• Creazione di un calendario dedicato 'Dalenda' separato dal calendario principale.
• Gestione delle autorizzazioni di condivisione dei calendari (ACL).
• Lettura delle impostazioni (fuso orario, lingua).

c) Gmail — Invio di e-mail dalla piattaforma web

Dalenda può inviare e-mail per conto dell'Utente dalla piattaforma web, previa convalida esplicita da parte dell'Utente (in particolare solleciti commerciali, assistenza clienti, sequenze di prospezione programmate). Scope Gmail utilizzato per la piattaforma web: gmail.send (solo invio, senza accesso alla casella di posta).

d) Gmail — Add-on Gmail (modulo aggiuntivo opzionale)

Se l'Utente installa il modulo aggiuntivo «Dalenda» da Google Workspace Marketplace, sono disponibili funzionalità supplementari direttamente nell'interfaccia Gmail (pannello laterale). In questo contesto unicamente: lettura del contenuto del messaggio Gmail aperto E cliccato, generazione tramite IA di una proposta di risposta, riepilogo del contenuto, creazione di una bozza di risposta, proposta di fasce orarie disponibili nel calendario.

e) Identità Google

• Autenticazione dell'Utente tramite Sign-in with Google (creazione/accesso a un account Dalenda).
• Recupero dell'indirizzo e-mail principale dell'account Google.
• Recupero del cognome, nome, foto del profilo per la personalizzazione dell'interfaccia.

Scope Identità utilizzati: openid, userinfo.email, userinfo.profile. L'elenco completo e aggiornato degli scope OAuth richiesti è presentato all'Utente durante la schermata di consenso Google ed è inoltre disponibile su richiesta all'indirizzo privacy@dalenda.ai.

3.4 Dati provenienti dai servizi Microsoft 365

Con il suo consenso esplicito ottenuto tramite il meccanismo OAuth 2.0 di Microsoft (Microsoft Identity Platform), JAIDO accede ai seguenti dati tramite Microsoft Graph API, unicamente nella misura strettamente necessaria all'esecuzione delle funzionalità richieste:

a) Outlook (Microsoft 365 Mail)

• Lettura delle e-mail (oggetto, corpo, mittente, destinatari, data) per analisi contestuale e automazione.
• Invio di e-mail per conto dell'Utente (risposte, solleciti commerciali, assistenza clienti).
• Gestione delle cartelle, delle bozze e delle categorie.
• Metadati degli allegati (senza download sistematico del loro contenuto).

b) OneDrive (e OneDrive for Business)

• Lettura dei file e delle cartelle esplicitamente designati dall'Utente.
• Creazione, modifica ed eliminazione di file generati dagli agenti (documenti, report, proposte commerciali).
• Gestione dei permessi di condivisione quando l'Utente ne fa richiesta.

c) Outlook Calendar

• Lettura degli eventi esistenti (titolo, data, ora, partecipanti, luogo, descrizione).
• Creazione, modifica ed eliminazione di eventi e appuntamenti.
• Verifica delle disponibilità per la pianificazione automatica.
• Gestione degli inviti e delle conferme.

d) Microsoft To Do

• Lettura degli elenchi di attività e delle attività esistenti.
• Creazione, modifica ed eliminazione di attività per la gestione dell'agenda e delle azioni da intraprendere.
• Organizzazione per elenchi e categorie.

Permessi Microsoft Graph richiesti: JAIDO richiede solo i permessi Microsoft Graph strettamente necessari (principio del privilegio minimo), così come presentati all'Utente durante la schermata di consenso Microsoft (ad esempio Mail.ReadWrite, Mail.Send, Files.ReadWrite, Calendars.ReadWrite, Tasks.ReadWrite).

3.5 Dati provenienti da Apple (Sign in with Apple)

Con il suo consenso esplicito ottenuto tramite il meccanismo Sign in with Apple, JAIDO accede esclusivamente ai seguenti dati, strettamente limitati all'autenticazione:

• Identificativo unico anonimizzato fornito da Apple.
• Indirizzo e-mail (reale o relay privato Apple «Hide My Email» secondo la sua scelta).
• Nome (solo se sceglie di condividerlo al primo accesso).

4. Conformità alla politica di uso limitato di Google (Limited Use)

L'utilizzo e il trasferimento da parte di JAIDO delle informazioni ricevute dalle API Google Workspace verso qualsiasi altra applicazione rispetteranno la Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di uso limitato (Limited Use). Più precisamente, JAIDO si impegna a:

• NON utilizzare i dati Google Workspace ricevuti tramite le API Google per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di intelligenza artificiale generalizzati o non personalizzati.
• NON trasferire tali dati a terzi, salvo: (i) a un fornitore di servizi che agisce in qualità di responsabile del trattamento; (ii) per conformarsi a un obbligo di legge; o (iii) con il suo consenso esplicito e preventivo.
• NON utilizzare tali dati a fini pubblicitari, di marketing diretto, di rivendita o di analisi non legate ai Servizi forniti.
• NON consentire a persone fisiche di leggere tali dati, salvo eccezioni previste (consenso esplicito, sicurezza, obbligo di legge, operazioni interne strettamente necessarie su dati anonimizzati).

Modelli di IA: I dati provenienti da Gmail, Google Drive e Google Calendar non sono in alcun caso utilizzati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale di JAIDO né trasmessi a fornitori terzi di modelli di IA a fini di addestramento.

5. Conformità alle condizioni di utilizzo Microsoft (Microsoft Graph API)

JAIDO si impegna a rispettare rigorosamente i Microsoft APIs Terms of Use, i Microsoft Services Agreement e i requisiti di protezione dei dati applicabili. Più precisamente, JAIDO si impegna a:

• NON utilizzare i dati Microsoft 365 ricevuti tramite Microsoft Graph API per addestrare modelli di IA generalizzati o non personalizzati.
• NON trasferire tali dati a terzi, salvo eccezioni equivalenti a quelle descritte sopra.
• NON utilizzare tali dati a fini pubblicitari, di profilazione commerciale, di rivendita o di analisi non legata ai Servizi.
• Rispettare i diritti dell'amministratore del tenant quando l'Utente collega un account Microsoft 365 professionale.
• Rispettare le impostazioni di residenza dei dati (data residency) definite dall'amministratore del tenant.

Applicazione Multi-Tenant: JAIDO è registrata come applicazione multi-tenant su Microsoft Entra ID. L'editore dell'applicazione è stato verificato da Microsoft (Microsoft Publisher Verification).

6. Conformità ai requisiti Apple (Sign in with Apple)

JAIDO si impegna a rispettare l'Apple Developer Program License Agreement e le Sign in with Apple Guidelines:

• Limitare rigorosamente l'uso dei dati provenienti da Sign in with Apple all'autenticazione e alla creazione/gestione dell'Account.
• Rispettare il relay privato Apple («Hide My Email») e non tentare alcuna correlazione volta a deanonimizzare l'indirizzo e-mail reale.
• NON condividere l'identificativo Apple unico con terzi a fini pubblicitari o di marketing.
• NON utilizzare i dati provenienti da Sign in with Apple per addestrare modelli di IA.
• Consentire l'eliminazione dell'Account associato a un identificativo Apple direttamente dall'interfaccia JAIDO.

7. Finalità del trattamento

7.1 Esecuzione dei Servizi

• Fornitura delle funzionalità degli agenti IA (qualificazione di lead, assistenza clienti, generazione di contenuti, ecc.).
• Connessione e sincronizzazione con i suoi servizi Google e Microsoft 365.
• Autenticazione tramite Sign in with Apple, se del caso.
• Personalizzazione delle risposte degli agenti in funzione del suo contesto professionale.

7.2 Gestione del rapporto contrattuale

• Creazione e gestione del suo account.
• Fatturazione e recupero crediti.
• Assistenza tecnica e supporto.

7.3 Miglioramento dei Servizi

• Analisi delle prestazioni applicative (su dati aggregati e anonimizzati).
• Rilevamento e correzione dei bug.

7.4 Sicurezza

• Prevenzione delle frodi e degli abusi.
• Rilevamento delle attività sospette.
• Conformità agli obblighi di legge.

7.5 Comunicazioni

• Invio di informazioni relative al Servizio (aggiornamenti, avvisi di sicurezza).
• Invio di informazioni commerciali con il suo previo consenso (newsletter, novità).

8. Basi giuridiche del trattamento

Conformemente all'articolo 6 del GDPR, i trattamenti si fondano su:

• L'esecuzione del contratto (art. 6.1.b): per la fornitura dei Servizi sottoscritti.
• Il consenso (art. 6.1.a): per l'accesso ai servizi Google, Microsoft 365, Sign in with Apple, nonché per i cookie non essenziali e le comunicazioni di marketing.
• Il legittimo interesse (art. 6.1.f): per la sicurezza del Servizio, la prevenzione delle frodi e il miglioramento delle prestazioni.
• L'obbligo di legge (art. 6.1.c): per la conservazione dei dati contabili e la risposta alle richieste delle autorità.

9. Destinatari dei dati

• Il personale autorizzato di JAIDO (team tecnici, assistenza, commerciale), soggetto a un obbligo di riservatezza.
• I nostri provider cloud (responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 GDPR): OVH SAS, Scaleway SAS e Outscale SAS (3DS Outscale), tutti situati in Francia. Outscale è qualificato SecNumCloud dall'ANSSI.
• I nostri responsabili tecnici che agiscono per nostro conto (fornitori di servizi di pagamento, strumenti di assistenza, strumenti di mailing transazionale, ecc.).
• Le autorità amministrative o giudiziarie quando la legge lo richiede.

L'elenco esaustivo dei nostri responsabili del trattamento è disponibile su richiesta all'indirizzo privacy@dalenda.ai.

10. Localizzazione e trasferimenti internazionali di dati

10.1 Hosting principale in Francia

• OVH SAS (Roubaix, France): hosting standard del sito e dei dati correnti.
• Scaleway SAS (Paris, France): hosting complementare per i Servizi e l'archiviazione.
• Outscale SAS (3DS Outscale) (Saint-Cloud, France): hosting sovrano qualificato SecNumCloud dall'ANSSI, riservato ai Clienti soggetti a requisiti normativi stringenti o che trattano dati particolarmente sensibili.

L'Utente può, su richiesta all'indirizzo privacy@dalenda.ai, richiedere che i propri dati siano ospitati esclusivamente nell'ambiente Outscale qualificato SecNumCloud (opzione potenzialmente a pagamento secondo l'offerta sottoscritta).

10.2 Trasferimenti al di fuori dell'Unione europea

Alcuni dei nostri fornitori terzi (in particolare Google LLC, Microsoft Corporation e Apple Inc.) possono essere situati al di fuori dello SEE, principalmente negli Stati Uniti. JAIDO si assicura che tali trasferimenti siano disciplinati da garanzie appropriate ai sensi degli articoli da 44 a 49 del GDPR (decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Tipo, misure supplementari tecniche e organizzative).

11. Periodo di conservazione

• Dati dell'account: per tutta la durata del rapporto contrattuale, poi archiviati per 3 anni dopo l'ultima interazione.
• Dati Google, Microsoft e Apple: unicamente per il tempo necessario all'esecuzione dell'attività richiesta. Nessuna copia permanente viene conservata. I token di accesso OAuth sono eliminati alla revoca del consenso.
• Dati di fatturazione: 10 anni a decorrere dalla chiusura dell'esercizio contabile (obbligo di legge).
• Log tecnici: 13 mesi al massimo.
• Dati di prospezione: 3 anni a decorrere dall'ultimo contatto.

12. I suoi diritti

Conformemente al GDPR, lei dispone dei seguenti diritti:

• Diritto di accesso (art. 15).
• Diritto di rettifica (art. 16).
• Diritto alla cancellazione (art. 17).
• Diritto di limitazione (art. 18).
• Diritto alla portabilità (art. 20).
• Diritto di opposizione (art. 21).
• Diritto di revocare il suo consenso in qualsiasi momento.
• Diritto di definire direttive relative alla sorte dei suoi dati dopo il suo decesso.
• Diritto di proporre reclamo presso la CNIL (www.cnil.fr).

Per esercitare i suoi diritti: invii la sua richiesta all'indirizzo privacy@dalenda.ai o tramite posta a JAIDO – 46 rue de Zillisheim, 68100 Mulhouse, France. Ci impegniamo a rispondere entro il termine di un mese, prorogabile di due mesi in caso di complessità.

13. Misure di sicurezza

13.1 Misure tecniche

• Hosting dei dati sul territorio francese (OVH, Scaleway, Outscale qualificato SecNumCloud secondo la sensibilità).
• Cifratura dei dati in transito (TLS 1.3) e a riposo (AES-256).
• Archiviazione cifrata dei token OAuth in una cassaforte sicura.
• Autenticazione forte (MFA) per gli accessi amministratore.
• Separazione degli ambienti (produzione, sviluppo, test).
• Backup regolari cifrati sul territorio francese.
• Test di intrusione e audit di sicurezza regolari.
• Rilevamento automatizzato degli incidenti e delle anomalie.

13.2 Misure organizzative

• Politica di controllo degli accessi basata sul principio del privilegio minimo.
• Sensibilizzazione e formazione regolare del personale.
• Impegni di riservatezza firmati dall'insieme dei collaboratori e dei responsabili del trattamento.
• Procedura di gestione delle violazioni dei dati conforme al GDPR (notifica alla CNIL entro 72 ore se del caso).
• Procedura di audit interno periodico.

14. Cookie e tracciatori

Il sito dalenda.ai utilizza cookie e tracciatori per garantire il suo funzionamento, misurare il suo pubblico e personalizzare la sua esperienza. Lei può in qualsiasi momento configurare le sue preferenze tramite il banner di gestione dei cookie. Per ulteriori informazioni, consulti la nostra Informativa sui Cookie dedicata.

15. Protezione dei minori

I Servizi Dalenda sono strettamente riservati alle persone fisiche maggiorenni di almeno 18 anni. JAIDO non raccoglie consapevolmente dati personali relativi a minori e non autorizza la creazione di un Account da parte di un minore, né la creazione di un Account da parte di un maggiorenne per conto di un minore. Se è a conoscenza del fatto che un minore ha fornito dati personali a JAIDO, la preghiamo di contattarci senza indugio all'indirizzo privacy@dalenda.ai.

16. Come revocare l'accesso ai servizi di terze parti

16.1 Google (Gmail, Drive, Calendar)

• Tramite il suo account Google: myaccount.google.com/permissions, selezioni «Jaido» e clicchi su «Rimuovi l'accesso».
• Tramite il suo account JAIDO: impostazioni > Integrazioni > «Disconnetti».

16.2 Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, Calendar, To Do)

• Tramite il suo account Microsoft personale: account.live.com/consent/Manage.
• Per gli account professionali: tramite myaccount.microsoft.com o l'amministratore del tenant Microsoft Entra ID.
• Tramite il suo account JAIDO: impostazioni > Integrazioni > «Disconnetti».

16.3 Apple (Sign in with Apple)

• Tramite il suo identificativo Apple: appleid.apple.com/account/manage, sezione «App che utilizzano il tuo ID Apple».
• Tramite il suo account JAIDO: impostazioni > Account > «Rimuovi la connessione Apple».

Eliminazione completa dell'Account JAIDO: Può richiedere l'eliminazione completa del suo Account e di tutti i dati associati inviando un'e-mail all'indirizzo privacy@dalenda.ai o direttamente dal suo Account (impostazioni > Account > «Elimina il mio account»).

17. Modifiche dell'Informativa

JAIDO si riserva il diritto di modificare la presente Informativa in qualsiasi momento al fine di adattarla alle evoluzioni legislative, normative, giurisprudenziali o tecniche. Qualsiasi modifica sostanziale le sarà notificata via e-mail e/o tramite una notifica sulla piattaforma, almeno 30 giorni prima della sua entrata in vigore.

18. Contatti